Los talleres son espacios para enseñar, instruir o facilitar la interacción grupal entre un número relativamente pequeño de personas. Son eventos tradicionalmente interactivos que fomentan la participación de los participantes. La organización de un taller implica especificar las áreas que se cubrirán durante el evento, preparar los materiales necesarios y asegurarse de que el evento se programe adecuadamente para abordar todos los temas de la agenda.
Definir los objetivos del taller
El primer paso para organizar un taller exitoso es definir el propósito y la intención específicos de la reunión. Por ejemplo, si el taller es para enseñar a los participantes cómo desarrollar un kit de prensa para los medios, los objetivos del taller incluyen una descripción general de para qué se utilizan los kits de prensa, qué elementos componen un kit de prensa exitoso y luego instrucciones paso a paso sobre cómo desarrollar materiales. Los objetivos del taller deben estar en consonancia con los niveles de conocimiento existentes de los participantes.
Limitar la participación
Un taller eficaz que incluya actividades en grupos pequeños, lluvia de ideas o demostraciones prácticas debe limitarse a 20 personas o menos. Esto permite intercambios personales con el facilitador del programa y asegura que los participantes del taller tengan tiempo para hacer sus propias contribuciones. También crea un entorno para pequeñas sesiones de trabajo efectivas.
Desarrollar una agenda
Cree una agenda para el taller que describa cada componente individual. Incluya una introducción y un desglose de los elementos del taller, incluido el cronograma de cada sección y la designación de quién facilitará cada parte. Esto ayuda a mantener al facilitador del taller y a los participantes enfocados y encaminados. Distribuya la agenda a los participantes antes del taller si es posible.
Designar tiempos específicos
Divida el taller en períodos de tiempo fáciles de digerir y cúmplase con el horario establecido. Esto es especialmente importante para talleres largos. Si el taller dura más de un par de horas, proporcione un refrigerio o un descanso para comer. Siempre construya tiempo para el trabajo colectivo en grupo, así como para las preguntas y respuestas, y dé señales de tiempo a los participantes a lo largo del camino, como, "Tenemos 20 minutos para terminar esta sesión antes de la pausa para el almuerzo".
Preparar equipos y materiales
Aprenda cómo funciona la sala de su taller antes del evento. Asegúrese de tener asientos adecuados para los participantes y verifique el equipo como micrófonos, iluminación, proyectores y sistemas de teleconferencia o videoconferencia si se utilizarán durante el taller. Haga suficientes copias de los materiales, folletos e información instructiva antes del comienzo del taller, y traiga bolígrafos y tabletas de escritura adicionales para aquellos que se olvidan. Si los participantes están aprendiendo una habilidad en particular, como un nuevo programa de software, asegúrese de tener los recursos adecuados disponibles para que todos puedan probar suerte en un formato práctico.