Los departamentos de cuentas por pagar a menudo hacen más que simplemente pagar las facturas y las facturas entrantes. En una empresa más grande, los empleados de cuentas por pagar a menudo son responsables solo del lado de las cuentas por pagar de las finanzas, mientras que en una empresa más pequeña, las responsabilidades de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar a menudo se combinan. Aunque el tamaño de una empresa determina en última instancia el papel que desempeñan las cuentas por pagar, la mayoría cumple al menos tres funciones básicas además de pagar las facturas.
Pagos del proveedor
Procesar las facturas entrantes y pagar a los proveedores de la empresa es una función de las cuentas por pagar que la mayoría de la gente piensa primero. A / P organiza y mantiene la información de contacto del proveedor, las condiciones de pago y la información del W-9 del Servicio de Impuestos Internos, ya sea manualmente o mediante una base de datos informática. Los controles internos determinan si el proceso de C / P comienza con una orden de compra aprobada previamente o si las cuentas por pagar verifican las compras después de que se realiza una compra. Los pagos a los proveedores también incluyen los informes de análisis de antigüedad de fin de mes que informan a los propietarios de negocios y al equipo de administración cuánto la empresa les debe actualmente a los proveedores.
Pagos internos
Las cuentas por pagar a menudo funcionan internamente para distribuir pagos de reembolsos internos, controlar y administrar la caja chica y controlar la distribución de certificados de exención de impuestos sobre las ventas. Los gastos de reembolso interno siguen los procedimientos de control comercial que requieren que los empleados entreguen un informe de registro manual, recibos o ambos para fundamentar las solicitudes de reembolso. El efectivo para gastos menores se utiliza normalmente para gastos pequeños, como gastos de envío varios, suministros de oficina de bolsillo o un almuerzo de reunión de la empresa. Las cuentas por pagar a menudo mantienen un suministro de certificados de exención de impuestos sobre las ventas que emite a los gerentes de departamento para garantizar que las compras comerciales que califiquen no incluyan gastos de impuestos sobre las ventas.
Gastos de viajes de negocios
Las empresas más grandes o las empresas en las que el propietario viaja con frecuencia pueden agregar responsabilidades de gestión de viajes y pagos a la función de cuentas por pagar. Las responsabilidades de la gestión de viajes pueden incluir hacer reservas anticipadas de aerolíneas, alquiler de coches y hoteles. Si los controles internos permiten pagos de viajes por adelantado, las cuentas por pagar procesan las solicitudes y distribuyen los fondos para cubrir los gastos de viaje. Cuando el viajero regrese, las cuentas por pagar serían responsables de liquidar los fondos distribuidos frente a los fondos realmente gastados o de procesar las solicitudes de reembolso de viajes.
Otras funciones
El departamento de cuentas por pagar también funciona para reducir costos prestando atención a los detalles que pueden ahorrarle dinero a la empresa cuando, por ejemplo, se paga una factura dentro del período de descuento que ofrecen muchos proveedores. A / P es muchas veces un contacto de primera línea entre la empresa y los representantes de los proveedores. Como resultado, la construcción y el mantenimiento de buenas relaciones a menudo recae en los empleados de cuentas por pagar. Las relaciones sólidas pueden beneficiar a la empresa cuando se trata de trabajar con proveedores. Por ejemplo, durante una caída estacional en las ventas, una buena relación puede conducir a términos de crédito relajados.