La estructura departamental de recaudación de fondos ideal tiene un director de recaudación de fondos a la cabeza, quien asume la responsabilidad de la planificación estratégica de la cartera de desarrollo de recursos de la organización. Los empleados que dependen del director necesitan habilidades especializadas en ciertas áreas. En el siglo XXI, las estructuras comerciales más planas son más comunes que las jerarquías, y una estructura departamental con un máximo de tres niveles de personal permite al director mantener una estrecha participación en todos los aspectos del negocio. El director forma el primer nivel, los administradores de cartera el segundo y el personal administrativo el tercer nivel.
Gestión de datos
La gestión de la base de datos de donantes, patrocinadores y prospectos es un trabajo de tiempo completo, que requiere un empleado con habilidades en la base de datos. Reportando al director, el administrador de la base de datos es responsable de actualizar los registros y extraer los datos para identificar posibles donantes. Examina los registros de los donantes existentes, así como las nuevas listas y los compara con un conjunto de criterios. Por ejemplo, es más probable que un sobreviviente de cáncer haga una donación para la investigación del cáncer que la víctima de un accidente automovilístico.
Desarrollo de Donantes
Las donaciones caritativas son una forma lucrativa de ingresos para las organizaciones sin fines de lucro. El establecimiento de un programa activo de donaciones importantes y el desarrollo de una base de donantes confiable requieren un conocimiento profundo de las reglas del estado caritativo, la capacidad de establecer contactos en todos los niveles y sólidas habilidades de marketing y ventas. El gerente de desarrollo de donantes informa al director.
Escritura de concesión
La concesión de subvenciones gubernamentales y filantrópicas tiene procesos de solicitud rigurosos, que requieren una motivación por escrito, una descripción de las actividades, planes comerciales y estratégicos, detalles de los resultados proyectados y registros financieros. Los tipos de subvenciones incluyen subvenciones de contrapartida, contribuciones en especie, subvenciones de funcionamiento y subvenciones para fines especiales. Al informar al director, el autor de la subvención debe poder obtener información sobre las subvenciones disponibles y aplicar las actividades de la organización de una manera que califique para la financiación.
Comercialización
Las organizaciones sin fines de lucro no tienen restricciones para producir y vender artículos para generar ingresos. La ropa de promoción y otros artículos son una forma común de mercadería para las instituciones con una causa, y el gerente de mercadería obtiene los productos, se comunica con los fabricantes para la marca y la entrega, administra el inventario y se asegura de aprovechar todas las oportunidades posibles para venderlos.
Asociaciones corporativas
El gerente de asociaciones corporativas identifica empresas cuyo enfoque de responsabilidad social se alinea con el trabajo de la organización sin fines de lucro. Reporta al director y luego se le puede solicitar que ayude a establecer relaciones con los representantes de las posibles empresas patrocinadoras. Los gerentes de asociaciones corporativas también son responsables de asegurar patrocinios en efectivo y establecer asociaciones de marketing con empresas mediante la preparación de propuestas de patrocinio. Estos incluyen detalles de los beneficios del patrocinador, el retorno de la inversión y la activación. Por ejemplo, si un patrocinador acepta financiar un desfile a lo largo de una ruta a cambio de que la ruta esté alineada con sus pancartas promocionales, la activación implica asegurarse de que las pancartas estén colocadas correctamente y a tiempo para que el patrocinador obtenga el máximo beneficio.
Personal Administrativo
El personal administrativo comprende el tercer nivel de la estructura departamental. Sus responsabilidades incluyen ordenar material de oficina, contestar y filtrar llamadas telefónicas, mecanografiar, fotocopiar, archivar y tareas generales de oficina.