Redactar una carta comercial correctamente es una parte esencial para mantener relaciones profesionales favorables. Si se está asociando con una empresa japonesa, es esencial escribir una carta comercial profesional de una manera que respete los matices de la cultura. Un documento escrito de manera concisa y clara podría aumentar sus posibilidades de asegurar el trato comercial que está buscando.
Información del encabezado
El nombre de la empresa, junto con el nombre de la persona que recibe la carta, debe aparecer en la esquina superior izquierda del papel. El nombre de su empresa, así como su nombre, deben estar directamente frente a la información del destinatario, en la parte superior derecha de la página.
Saludos y clausuras
Los saludos y las conclusiones de las cartas comerciales japonesas se emparejan según la longitud y el nivel de formalidad del documento. Comenzar la carta comercial con "Estimado señor" y terminarla con "Atentamente" es la etiqueta comercial japonesa en general adecuada. El emparejamiento japonés para esto es "haikei" (el saludo) y "keigu" (la conclusión). Si la carta es muy corta, es apropiado entrar directamente en el cuerpo de la carta sin un saludo, según el libro de Ivona Baresova, "Estrategias de cortesía en una perspectiva transcultural: estudio de las cartas de rechazo de empleo estadounidenses y japonesas". Este saludo es "zenryaku", lo que significa que, respetuosamente, se omite la "pequeña charla" de la carta. Si zenryaku no está escrito en la carta comercial, el documento parecerá demasiado sencillo, lo que se considera de mala educación. La conclusión correspondiente para zenryaku es "soso", que significa "apurado".
Cuerpo de la carta
Se considera de buena educación hacer una breve referencia estacional al comienzo de una carta comercial japonesa. Es importante estar al tanto de las estaciones en Japón en ese momento, para que pueda hacer referencia al clima frío fresco o las primeras flores de la primavera. Si se comunica con una empresa japonesa por primera vez, la frase "貴 社 ま す ま す ご 精 栄 の こ と お 慶 び 申 し 上 げ ま す。", que se traduce libremente como "Estamos encantados y honrados de hacer negocios con su empresa", debería incluirse también al principio de la carta. También es de buena educación preguntar sobre la salud o la familia del destinatario de la carta, especialmente si el profesional es el jefe de la empresa o está en una posición alta.
Tarjetas de negocios
Las tarjetas de visita son muy valoradas en la cultura empresarial japonesa. El pequeño documento, llamado "meshi" en japonés, debe incluirse con la carta comercial si envía el documento por correo y nunca ha hecho negocios con el destinatario. Si presenta el documento en persona, entregue al destinatario la tarjeta de presentación con ambas manos; esta es también la forma en que el empresario japonés recibirá la tarjeta. Según el sitio web de Venture Japan, es una etiqueta comercial adecuada tener la tarjeta impresa en su idioma nativo por un lado y en japonés por el otro. Entregue siempre la tarjeta con el lado japonés hacia arriba.