Independientemente del tipo de negocio que posea, el control de inventario dentro de sus instalaciones es extremadamente importante. El inventario se mueve cuando se realizan entregas a los clientes, se reciben pedidos, se realizan transferencias a ubicaciones externas y el inventario se reubica dentro de las instalaciones. Además, desea realizar un seguimiento de las pérdidas debidas a daños o robos. Los procedimientos operativos estandarizados permiten que cada persona responsable del inventario sepa exactamente qué pasos deben tomarse cada vez que se mueve el inventario.
Recepción de bienes y suministros
El control de inventario comienza inmediatamente cuando los pedidos ingresan a su departamento de recepción. El personal de recepción comienza el seguimiento de la documentación de cada artículo que se recibe. La persona responsable debe realizar una inspección visual de cada artículo en cada envío. Se debe rechazar cualquier artículo que esté dañado o cualquier pedido que no coincida con el conocimiento de embarque. Es esencial documentar adecuadamente los pedidos de envío cuando los artículos están rotos o incompletos. Recuerde, la recepción es la puerta de entrada a sus instalaciones, por lo que es importante inspeccionar y documentar cada artículo que se mueve a través del envío y pasa a su instalación de almacenamiento.
Stprage y Control
Cada producto que ingresa a su instalación de almacenamiento tiene requisitos de almacenamiento específicos. Algunos productos deben mantenerse a ciertas temperaturas, algunos deben rotarse para garantizar un envío oportuno y algunos vienen con requisitos ambientales. Su sistema de seguimiento debe reflejar cada uno de estos requisitos y debe instar a los trabajadores a monitorear el inventario para verificar los requisitos de rotación. Los métodos de almacenamiento deficientes exponen su inventario a desperdicios por vencimiento o almacenamiento inadecuado. Su almacenamiento debe estar organizado de manera que cada artículo sea claramente visible y los requisitos de almacenamiento estén claramente identificados.
Programación y rotación
Establezca fechas de inspección para cada artículo en su instalación. Inspeccione las fechas de vencimiento y asegúrese de que los artículos más antiguos se seleccionen para cumplir con los pedidos de envío todas y cada una de las veces. Cualquier artículo que esté vencido debe eliminarse y documentarse para mostrar la pérdida. Programe inspecciones físicas que requieran que los trabajadores toquen todos los artículos del almacén. Cualquier déficit debe justificarse y documentarse como una pérdida en su sistema de control de inventario. En última instancia, los empleados que se consideren negligentes deben ser responsables de la pérdida de inventario.
Seguridad de la instalación de almacenamiento
Dentro de sus instalaciones, dos razones principales de pérdida son el robo por parte de clientes y empleados. Las soluciones incluyen cámaras de seguridad, personal de seguridad y limitar el acceso de los empleados solo a las áreas relacionadas con su puesto. Asegúrese de que todos los empleados firmen una política de robo que describa exactamente lo que sucederá si son sorprendidos robando a la empresa. Junto con estos pasos, asegúrese de proporcionar un método para que los empleados denuncien el robo sin revelar su identidad.
Envío de producto
Con el tiempo, todos los artículos de su inventario saldrán de las instalaciones a través del departamento de envío o mediante la venta minorista directa a los clientes. Los productos enviados deben eliminarse correctamente del inventario. Ésta es un área de pérdida potencial si un empleado permite que salga de las instalaciones más producto del que solicita específicamente un cliente. El personal de envío es clave para la rentabilidad de su empresa. Los productos vendidos directamente a clientes minoristas deben eliminarse de su inventario de manera similar. Los artículos que no se retiran del inventario cuando se envían o venden se muestran más adelante en los documentos de inventario como exceso de inventario.