Una auditoría de personal o de recursos humanos puede mantener a su empresa fuera de la quiebra. Los litigios que surgen de errores de recursos humanos y prácticas laborales injustas son costosos y requieren mucho tiempo. Los empleadores que se encuentran en el estrado de los testigos justificando sus políticas en el lugar de trabajo pueden haber evitado el gasto de un litigio simplemente realizando auditorías regulares de recursos humanos.
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Genere un informe del censo de empleados y utilice variables como posición, antigüedad, salario y categorías de EEO para ordenar la información. Lo necesitará para realizar una auditoría de sus prácticas de compensación en lo que respecta a la equidad salarial interna y externa. La equidad salarial interna se refiere a la manera en que usted compensa a los empleados calificados de manera similar. Analice los sueldos y salarios según el sexo, la raza y otros factores protegidos por el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Ley de Igualdad de Pago de 1964 y la Ley de Pago Justo de Lilly Ledbetter de 2009.
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Seleccione una muestra representativa de los archivos de personal de los empleados para auditar el cumplimiento de las políticas del lugar de trabajo y las leyes federales y estatales relativas a los procesos de mantenimiento de registros. Investigue las leyes federales y estatales para la retención de archivos de personal y tome nota del tiempo necesario para conservar los archivos de los empleados para obtener información general de empleo, información médica y de seguros de los empleados y datos de nómina y compensación.
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Revise sus políticas de recursos humanos para asegurarse de tener una comunicación escrita sobre el sistema de gestión del desempeño de su empresa. Los sistemas típicos de gestión del desempeño constan de varios componentes, como descripciones de puestos, especificaciones, estándares de desempeño, formularios de acciones disciplinarias y correctivas, notas de comentarios de los empleados y evaluaciones anuales del desempeño. Su manual del empleado y los materiales de capacitación para nuevos empleados deben contener información sobre la gestión del desempeño y deben distribuirse a los empleados en su primer día de trabajo.
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Lleve a cabo una revisión exhaustiva de los archivos de personal para determinar que todos los empleados recibieron copias de las descripciones de sus funciones y que reciben retroalimentación periódica de sus supervisores. Además, si su organización cuenta con un proceso de evaluación anual, cada archivo de empleado debe contener la evaluación de desempeño más reciente, así como evaluaciones previas y documentos de mejora del desempeño.
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Examine las políticas de gestión de su organización relacionadas con los recursos humanos. Su liderazgo debe ser consciente de que son responsables de administrar las funciones de su departamento; sin embargo, también deben rendir cuentas por las acciones de empleo. Las acciones laborales de las que los supervisores y gerentes son responsables van desde revisiones disciplinarias hasta suspensiones y despidos. Lea los materiales de capacitación en liderazgo, el plan de estudios de desarrollo gerencial y las transcripciones de las reuniones gerenciales para determinar la frecuencia con la que los gerentes son notificados de sus obligaciones y responsabilidades.
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Verifique los archivos de los empleados para asegurarse de que todos los gerentes tengan documentación que respalde sus decisiones laborales. Por ejemplo, cuando un empleado es despedido por desempeño deficiente, el archivo del empleado debe contener comentarios y notas que el gerente preparó que describan las deficiencias de desempeño. Un rastro en papel bien definido de los documentos generados por el gerente debe justificar cada acción de empleo que toma un gerente.