La peor pesadilla de un empresario se ha hecho realidad. Un empleado de confianza desde hace mucho tiempo ha confesado haber malversado fondos de la empresa. Desafortunadamente, los dueños de negocios a menudo se consumen con la administración de empleados, el servicio al cliente y apagando incendios diarios en los que la mayoría de las responsabilidades financieras se confían a otra persona. Sin embargo, una vez que un emprendedor se ha convertido en víctima de un fraude, busca respuestas para prevenir la situación en el futuro. Un sólido sistema de controles internos ayuda a las empresas a disuadir a los empleados de cometer fraude.
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Eduque a la gerencia sobre los tres indicadores de fraude. Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, el fraude en los estados financieros implica la publicación intencional de información falsa en cualquier parte de un estado financiero. Para ayudar a prevenir actividades fraudulentas, la gerencia debe implementar controles internos, o estructurar, y saber qué situaciones buscar. Las personas cometen fraude cuando se encuentran bajo presión financiera o situacional, cuando existe la oportunidad de cometer fraude y cuando el perpetrador racionaliza fácilmente la actividad fraudulenta.
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Funciones contables segregadas. Uno de los principales factores de un sistema de control interno eficaz es la segregación de funciones. La administración ayuda a prevenir el fraude al reducir los incentivos del fraude. Un incentivo, la oportunidad de cometer fraude, se reduce cuando se separan las funciones contables. El acto de segregar deberes separa las funciones de mantenimiento de registros, autorización y revisión en el proceso contable. Para segregar las funciones, involucre a más de una persona en el proceso de preparación de los estados financieros. Por lo tanto, para que ocurra un fraude, dos empleados deben confabularse para perpetrar el delito.
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Establezca un entorno de control sólido. Un entorno de control fuerte, también conocido como un tono fuerte en la parte superior, implica reclutar a la gerencia para demostrar un comportamiento ético. La ACFE señala que cualquier configuración de gestión de tono tendrá un efecto de filtración en los empleados de la empresa. Un tono fuerte se desarrolla estableciendo y cumpliendo con un conjunto de políticas escritas. Las políticas deben ser concisas e incluir consecuencias cuando se desobedecen los procedimientos. Además, de acuerdo con el Manual de Examinadores de Fraudes de la ACFE, una de las formas más fáciles de establecer un tono moral fuerte para una organización es contratar empleados moralmente sólidos.
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Iniciar exámenes anuales de los estados financieros por parte de un tercero. En muchos casos, la dirección es la parte que comete el fraude. La gerencia puede sentirse presionada para cumplir los objetivos financieros de la empresa o puede recibir incentivos si se cumplen ciertos objetivos. Para ayudar a evitar que la administración se involucre en ajustes excesivamente agresivos a los estados financieros, haga que una parte independiente examine los estados financieros anualmente. Contratar a un auditor para que realice una revisión o auditoría de los estados financieros disuade a los empleados de presentar a sabiendas estados financieros incorrectos.