El inventario es un activo importante en el balance de una pequeña empresa y puede inmovilizar los recursos de capital a menudo limitados durante varios períodos. El control eficaz de la gestión de inventario requiere que las empresas realicen un seguimiento preciso de las existencias de inventario tanto en registros contables como por recuento físico. Esto, a su vez, proporciona la base para tomar decisiones de compra de inventario y mantener las existencias de inventario en un nivel óptimo para satisfacer mejor la demanda de inventario. Para mejorar el control de la gestión de inventario, una pequeña empresa también debe evaluar la calidad del inventario a lo largo del tiempo para asegurarse de que está almacenando el inventario correcto.
Registros contables
Mantener registros contables actualizados de la cuenta de inventario ayuda a mejorar el control de la gestión de inventario. Los registros de inventario precisos de la cantidad de inventario disponible en un momento dado son esenciales para administrar y controlar el inventario. Las empresas pueden utilizar el sistema de inventario permanente o el sistema de inventario periódico para mantener sus registros de inventario. Bajo el sistema de inventario perpetuo, las compras y usos de inventario se registran directamente en la cuenta de inventario como más y menos respectivamente, lo que permite a una empresa acceder fácilmente a la información del inventario. En el sistema de inventario periódico, se utiliza una cuenta de compra separada para registrar las compras de inventario, y la cuenta de inventario muestra solo el saldo inicial o final. El sistema de inventario periódico requiere un recuento físico del inventario final para ayudar a determinar la cantidad de inventario utilizado durante el período.
Conteo físico
El recuento físico del inventario es una medida importante para mejorar el control de la gestión del inventario. No importa qué sistema de inventario utilice una empresa y qué tan bien mantenga los registros de inventario, las pérdidas de inventario real debido a robo, rotura o desperdicio son siempre una posibilidad y es posible que no se informen y registren en la cuenta de inventario de manera oportuna. Un recuento físico periódico o de fin de año del inventario ayuda a descubrir la diferencia potencial entre la cantidad de inventario real disponible y la cantidad de inventario registrada en la cuenta de inventario. Sin dicha información, el control de la gestión de inventarios puede estar equivocado.
Nivel del inventario
El objetivo principal del control de gestión de inventario es determinar y mantener un nivel óptimo de inventario, lo que ayuda a liberar algo de capital de inversión y reducir los costos de mantenimiento y manejo de inventario. Una pequeña empresa debe evitar el exceso de existencias o correr el riesgo de que se agoten las existencias. Mantener demasiado inventario disponible no solo aumenta los costos, sino que también somete el inventario a un posible deterioro y obsolescencia. Por otro lado, mantener el nivel de inventario demasiado bajo puede interrumpir las operaciones comerciales normales. Al implementar un sistema de pedidos de inventario justo a tiempo a través de mejores relaciones con los proveedores, una empresa puede mejorar su control de gestión de inventario y, por lo tanto, mantener el nivel de inventario más reducido.
Calidad de inventario
El control eficaz de la gestión del inventario también ayuda a garantizar la calidad del inventario recién comprado y de los que están en stock. Las empresas pueden tener líneas de inventario incorrectas debido a un control de calidad de inventario inadecuado. Tanto la acumulación de inventario no vendible como la falta de inventario que los clientes desean pueden indicar pérdidas potenciales en las ventas. Un sistema adecuado de evaluación y aseguramiento de la calidad del inventario ayuda a mejorar el control de la gestión del inventario para permitir el almacenamiento de líneas equilibradas de diferentes inventarios, lo que aumenta el atractivo del cliente para las operaciones totales de una empresa.