La contabilidad y la teneduría de libros son funciones críticas para una corporación de cualquier tamaño. Las leyes estatales requieren que las corporaciones tengan al menos una reunión anual de la junta directiva, y los estados financieros presentados en esa reunión provienen de los registros contables corporativos. La administración también depende de información precisa para determinar cómo se está desempeñando el negocio y también para decidir si los cambios son necesarios para las operaciones del negocio. Un sistema de contabilidad debe adaptarse a la corporación específica para que sea tan simple o complicado como sea necesario, pero los conceptos básicos del mantenimiento de registros siguen siendo los mismos.
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Recopile y capture todos sus documentos para cualquier transacción que ocurra con su corporación. Esto incluye todas las ventas, así como los gastos pagados en efectivo o cheques. Conserve los recibos de las tarjetas de crédito. Cada venta puede documentarse por separado o colectivamente, según el número de transacciones. Un negocio minorista que realiza cientos de transacciones por día puede ingresar cada una de estas transacciones en una caja registradora y usar los totales al final del día.
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Publique todas las transacciones en sus libros de contabilidad corporativos de forma regular. Cuantas más transacciones realice su empresa, más a menudo desea registrar transacciones. Cada transacción se contabiliza con dos entradas en dos cuentas separadas, también conocida como contabilidad de doble entrada. Mantenga cada libro mayor de cada cuenta en su propia sección de un libro mayor o en su propio libro si registra una cantidad de transacciones diferentes por día. Las empresas que utilizan el método de efectivo registran las transacciones cuando se paga o se recibe el dinero; Las empresas basadas en valores devengados registran todas las transacciones a medida que ocurren.
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Genere estados financieros periódicos. El estado de resultados se genera a partir de un resumen de todas las cuentas temporales, con los saldos de las cuentas de gastos restados de los saldos de ingresos para mostrar las ganancias del negocio. El balance muestra los totales de todas las cuentas permanentes: activo, pasivo y capital contable. Enumere los saldos de cada una de estas cuentas al final del período contable.
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Cierre los libros financieros del período contable. En términos simples, el total de ingresos se agrega a la cuenta de capital del accionista, generalmente en una subcuenta llamada ganancias retenidas. Cada una de las cuentas de ingresos y gastos puede restablecerse a un saldo cero y ahora están listas para capturar datos del próximo mes. Las cuentas del balance mantienen sus saldos intactos durante el mes siguiente, ya que serán el punto de partida para los cálculos del mes siguiente.