Las reuniones de partes interesadas brindan a todas las personas interesadas en su negocio la oportunidad de participar en las operaciones de la empresa. Las reuniones suelen estar dirigidas a las partes interesadas más influyentes, como accionistas, ejecutivos o empresas asociadas. Las reuniones para diferentes tipos de partes interesadas también son una opción para que pueda personalizar la información presentada en función de cómo las partes interesadas influyen en la empresa. Las reuniones suelen ser educativas e informativas, y cubren temas generales o nuevos cambios que llegan a la empresa. Una reunión bien organizada es clave para causar una impresión positiva en las partes interesadas.
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Identifique el propósito específico de la reunión de partes interesadas, así como la audiencia específica. Por ejemplo, planifique una reunión para que sus proveedores aborden los cambios en su proceso de compra o una reunión con los accionistas para mantenerlos actualizados sobre una próxima fusión corporativa. Utilice este propósito y la audiencia específica como una herramienta de planificación para la reunión.
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Escriba una agenda que cubra cada parte de la reunión. Determine cómo comenzará la reunión, presente la información y concluya la reunión. Incluya puntos clave en la agenda que planea cubrir para que sirvan como un esquema para usted y los asistentes a la reunión.
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Escriba una lista de preguntas o temas de discusión que le permita obtener comentarios de las partes interesadas. Determina de antemano qué tipo de información quieres aprender de ellos. Un ejemplo de información que puede buscar es la retroalimentación sobre sus productos o servicios actuales, así como sugerencias sobre cómo mejorarlos en el futuro.
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Reúna los documentos que planea distribuir a las partes interesadas en la reunión. Proporcione folletos con información relevante, como la información financiera del año pasado para accionistas o inversores.
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Programe la reunión para una hora y un lugar que funcione para la mayoría de las partes interesadas involucradas. Elija una ubicación con suficiente espacio para albergar cómodamente el número de personas y facilitar el tipo de actividades que planea realizar.
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Llame a la reunión al orden a tiempo para que no dure mucho. Siga la agenda y manténgase en el cronograma tanto como sea posible, al tiempo que permite a las partes interesadas la oportunidad de realizar aportaciones.
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Envíe una copia del acta a todos los que asistieron a la reunión como método de seguimiento. Anime a los participantes a que se comuniquen con usted si tienen preguntas o inquietudes después de la conclusión de la reunión.