Los hoteles preparan presupuestos anuales para ayudar al equipo de administración a operar el hotel de manera más eficiente. El éxito en el negocio hotelero requiere una gestión cuidadosa de los gastos, especialmente los costes laborales. Los hoteles tienen un personal relativamente grande. Es importante tener suficientes recursos humanos en la propiedad para brindar un excelente servicio al cliente, pero no estar sobrecargado de personal, lo que puede reducir la rentabilidad del hotel.
Metodología
Los presupuestos se preparan utilizando un software de hoja de cálculo. Los modelos financieros que pronostican los ingresos se crean junto con los gastos en los que se incurrirá para generar estos ingresos y brindar un servicio al cliente de alta calidad para los huéspedes del hotel. El presupuesto es parte del proceso de planificación general que lleva a cabo el hotel, que incluye la planificación estratégica de marketing y la planificación de los gastos de capital.
Quién debería participar
Un hotel está organizado en una serie de departamentos. Los gerentes de cada uno de estos departamentos crean sus propios presupuestos. El jefe del departamento de limpieza tiene diferentes gastos que administrar que el gerente del bar, por ejemplo. El personal financiero del hotel es responsable de consolidar los presupuestos del departamento en un presupuesto general del hotel. El gerente general revisa el presupuesto consolidado con los otros gerentes y hace ajustes basados en estas discusiones.
Variables clave para pronosticar los ingresos
El pronóstico de ingresos para un hotel se basa en dos variables clave: la tasa de ocupación y ADR, o tarifa diaria promedio, que significa el costo promedio de permanecer en una habitación de hotel por una noche. La tasa de ocupación varía según el día de la semana, el mes y la temporada. Los hoteles resort suelen tener una temporada alta, cuando la ocupación es alta debido a la afluencia de turistas a la zona. Los hoteles que atienden a viajeros de negocios a menudo tienen una mayor ocupación durante la semana laboral, con bajada los fines de semana. La tasa diaria promedio varía de manera similar. Los hoteles ofrecen tarifas de habitaciones con descuento durante las horas de menor actividad para fomentar una mayor ocupación. Aumentar el supuesto de ocupación en el presupuesto requiere aumentar los gastos, porque las habitaciones ocupadas adicionales deben limpiarse. El aumento de ADR no aumenta los gastos.
Investigación requerida
La precisión del presupuesto de un hotel se ve afectada por el esfuerzo realizado para recopilar datos de mercado. El presupuesto requiere predecir cómo cambiarán los mercados centrales a los que sirve el hotel durante el próximo año y la dirección de la economía en general. Aunque el proceso presupuestario es una tarea que se realiza una vez al año, la recopilación de información sobre la industria hotelera y la economía local es un proceso continuo. Esto les da a los gerentes una idea clara de cómo será el futuro cuando hagan suposiciones para las variables clave en el presupuesto.
Errores comunes
Acelerar el proceso de planificación puede resultar en un presupuesto que es una herramienta de gestión menos útil de lo que debería ser. Los gerentes tienden a construir sus presupuestos de gastos simplemente tomando las cifras del año pasado y ajustándolas al alza en un porcentaje supuesto, como el 5 por ciento. Un mejor enfoque es elaborar un presupuesto completamente nuevo cada año, con una justificación de cada gasto. Este enfoque centra la atención de la gerencia en buscar constantemente formas de mejorar el funcionamiento del hotel en lugar de estar satisfecho con cómo se han hecho las cosas en el pasado. Los gastos de marketing del año anterior deben analizarse para asegurarse de que contribuyeron a generar ingresos antes de que se incluyan en el presupuesto de este año.