En estos días, hay tantas opciones diferentes para copiar y escanear documentos e imágenes que elegir una puede ser alucinante. No existe una "mejor" opción definitiva para todos. Afortunadamente, los propietarios de pequeñas empresas pueden elegir las funciones que mejor se adapten a sus aplicaciones si observan detenidamente las diferencias entre escáneres y fotocopiadoras.
Diferentes resultados de escaneo y copia
Los pasos iniciales para escanear y copiar son idénticos: coloca un documento o una imagen en la máquina, presiona un botón y la máquina adquiere una copia digital de la imagen. Sin embargo, los resultados son bastante diferentes. Si la máquina es una fotocopiadora, simplemente imprime la imagen digital en una o más hojas de papel en blanco. Si la máquina es un escáner, almacena una copia digital de la imagen en una tarjeta de memoria o dispositivo USB, o transmite la imagen a una computadora.
Hardware diferente
Los tres tipos más populares de máquinas para copiar son una fotocopiadora dedicada, una impresora todo en uno (también llamada multifuncional) y una máquina de fax que puede copiar imágenes. El escaneo, por otro lado, generalmente requiere una computadora o un dispositivo de memoria además del escáner. Un escáner es más efectivo cuando se asocia con una computadora para permitir que las imágenes se editen, envíen por correo electrónico, impriman y guarden en un disco. No se requiere una computadora si el escáner guarda en una tarjeta de memoria o dispositivo USB. Algunos escáneres también escanean para enviar por correo electrónico o transmiten imágenes escaneadas de forma inalámbrica a dispositivos portátiles. Las impresoras todo en uno agregan la opción de escanear documentos y luego enviarlos por fax.
Se requieren diferentes habilidades de usuario
Copiar documentos es generalmente un proceso más simple que escanear. La mayoría de las fotocopiadoras requieren que los usuarios presionen un solo botón para iniciar la copia en blanco y negro y un segundo botón para las copias en color. Los botones adicionales que dictan opciones como la calidad de impresión y el número de copias no suelen ser difíciles de dominar. Los usuarios también necesitarán saber cómo cargar papel y quizás eliminar atascos de papel. Además de esas habilidades, los usuarios de escáneres también necesitarán un conocimiento básico de computadoras para administrar el escaneo, edición, impresión, almacenamiento y transmisión de imágenes escaneadas.
Elija la mejor máquina para sus aplicaciones
Los dueños de negocios que estén pensando en comprar un escáner o una fotocopiadora deben comenzar con el objetivo final en mente. Si el papel es su medio preferido para la transmisión de documentos y el mantenimiento de registros, es probable que una fotocopiadora sea suficiente. Si valora los sistemas sin papel, utilice un escáner. Los escáneres generalmente le brindan más opciones, ya que una vez que la imagen digital está en su computadora, siempre puede editarla, enviarla por correo electrónico o imprimirla. También puede almacenar fácilmente copias de seguridad digitales de sus documentos escaneados en ubicaciones remotas. Si no está seguro de qué máquina se adapta mejor a sus necesidades o si desea tener la capacidad de copiar y escanear, considere comprar una impresora todo en uno, ya que le brindará todas las opciones de copia, escaneo, impresión y envío de faxes. (Tenga en cuenta que no todos los dispositivos todo en uno incluyen la capacidad de enviar faxes).