Una política de reembolso de gastos de viaje debe ser parte de la política y los procedimientos de cualquier pequeña empresa si requiere que los empleados realicen viajes de negocios. Esto podría incluir viajes nocturnos, así como gastos de kilometraje para reuniones de negocios diarias con clientes locales. La política de reembolso de gastos de viaje debe incluir detalles sobre lo que se cubrirá y cuánto se cubrirá para cada categoría de gastos. Los empleados deben comprender esta política antes de embarcarse en cualquier viaje de la empresa por su propia cuenta inicial para ser reembolsados más tarde.
Empleados
La política de reembolso de gastos de viaje debe identificar qué empleados de la empresa tendrán cubiertos los gastos de viaje. En algunas empresas, puede haber diferentes niveles de reembolso según el nivel del empleado. Por ejemplo, el CEO puede tener derecho a que se cubran todas las comidas, así como las comidas de sus invitados de negocios. Sin embargo, al ejecutivo de ventas junior solo se le puede reembolsar por sus propias comidas y no por las de posibles prospectos o colegas de negocios. La política debe indicar claramente si existen diferencias en lo que está cubierto para diferentes empleados. Si los cónyuges o miembros de la familia pueden acompañar al empleado, la política también debe indicar quién es responsable de esos gastos.
Gastos
La póliza debe detallar los gastos que cubrirá la empresa. Por ejemplo, en lugar de decir que todas las comidas estarán cubiertas, la pequeña empresa puede especificar que el desayuno de no más de $ 10, el almuerzo de no más de $ 15 y la cena de no más de $ 20 estarán cubiertos todos los días. Esto evita que un empleado derroche en una cena de $ 300 con el centavo de la empresa. Esta parte de la póliza también debe detallar cuándo se permite viajar en avión; por ejemplo, si el destino está a más de 500 millas de distancia, la compañía cubrirá el pasaje aéreo; de lo contrario, la compañía cubrirá el costo de un automóvil de alquiler económico.
Reglas
La política de gastos de viaje debe detallar reglas específicas. Por ejemplo, las llamadas telefónicas personales realizadas desde la habitación del hotel, las películas en la habitación o el servicio a la habitación fuera de los gastos de comida correrán a cargo del empleado. Además, es posible que la empresa no permita que el alcohol se incluya en los gastos, mientras que otras empresas también pueden proporcionar una asignación de entretenimiento cada noche después de que se hayan concluido todas las transacciones comerciales. Depende de cada empresa elaborar una política que satisfaga las finanzas y las prioridades de la pequeña empresa.
Pago
Aunque algunas empresas pueden reembolsar los gastos de viaje, otras pueden proporcionar un pago por adelantado a los empleados según el tiempo que viajarán. Esta política debe dejarse clara a todos los empleados desde el principio. También se debe informar a los empleados si será necesario reembolsar los recibos de cada gasto. La política también debe indicar cuándo se realizará el reembolso y cómo se pagará al empleado.
Consideraciones
Es probable que sea necesario realizar ajustes a la política de reembolso de viajes al menos una vez al año. El Servicio de Impuestos Internos tiene tarifas por millaje que las personas pueden deducir de sus impuestos y muchas empresas siguen este programa. Este programa de kilometraje se actualiza al menos una vez al año y, a veces, con más frecuencia. Además, si se enumeran cantidades específicas para comidas o alojamiento, es posible que esto también deba ajustarse a medida que pasan los años y las tarifas de los servicios generales aumentan con el tiempo.