Las reglas de las tarjetas de crédito no son diferentes para las organizaciones sin fines de lucro 501 (c) (3) que para las personas o empresas que obtienen ganancias. Sin embargo, la forma en que su empresa utiliza sus propias tarjetas de crédito puede afectar su condición de organización sin fines de lucro, y la forma en que procesa las tarjetas de crédito de los donantes o clientes también debe estar por encima de la mesa. Una política clara sobre tarjetas de crédito ayudará a los empleados a utilizar correctamente las tarjetas de la organización y permitirá a los donantes y empleados saber cuándo y en qué circunstancias su empresa acepta pagos con tarjeta de crédito.
Por qué es importante el estado 501 (c) (3)
Las organizaciones 501 (c) (3) disfrutan del estado de exención de impuestos con el Servicio de Impuestos Internos. Para ser elegible para este estado, no puede devolver una ganancia a los accionistas y debe proporcionar servicios de interés público caritativos, religiosos, científicos, educativos o similares. El uso de tarjetas de crédito no afectará su estado, pero si sus tarjetas de crédito se utilizan para beneficio personal, como comprar un regalo para un cónyuge, su organización podría perder su estado.
Uso de la tarjeta de crédito del empleado
Si les da a sus empleados acceso a una tarjeta de crédito de la empresa, debe limitar el uso de la tarjeta a fines comerciales. Debido a que no tiene que pagar impuestos sobre sus ganancias, no necesita realizar un seguimiento de los gastos y las deducciones de los empleados. Pero si los empleados comienzan a usar la tarjeta de presentación para gastos personales, podría poner en peligro su condición de organización sin fines de lucro, por lo que debe monitorear cuidadosamente los gastos de los empleados. Su política debe describir el procedimiento que los empleados deben seguir para obtener acceso a la tarjeta de crédito de la empresa, así como los gastos que su organización permite.
Aceptar pagos con tarjeta de crédito
Si acepta donaciones y otros pagos mediante tarjeta de crédito, establezca políticas claras para este uso. Puede notificar a los donantes que se les cobrará una tarifa por los pagos con tarjeta de crédito rechazados y que se reserva el derecho de volver a intentar una tarjeta rechazada a menos que el donante cancele el pago. Si bien puede cobrar una tarifa por procesar tarjetas de crédito, la tarifa debe estar razonablemente relacionada con sus gastos. Por ejemplo, no podría cobrar $ 5 por transacción para beneficiarse de las donaciones.
Donaciones y recibos
Los donantes pueden querer un recibo de impuestos para poder deducir su donación. Los pagos con tarjeta de crédito facilitan esta tarea, ya que los pagos en persona generan automáticamente un recibo. Si sus clientes pagan en línea, considere enviar un recibo electrónico a través de un procesador de pagos o enviar al cliente un recibo por correo. El recibo debe incluir claramente el nombre de su organización y el estado 501 (c) (3), así como el monto específico de la donación.
Seguridad de Datos
Sus donantes deben asegurarse de que su información personal esté segura cuando autoricen un pago mediante tarjeta de crédito. Si acepta pagos en persona, seguir las prácticas de la industria, como solicitar identificación y requerir una firma, puede proteger a los clientes, pero los pagos en línea pueden ser más desafiantes. Considere utilizar un procesador de pagos seguro o cifrar los datos del consumidor que se envían en línea.