Las empresas que trabajan para los clientes son responsables de completar los proyectos dentro del presupuesto y a tiempo. A menudo, hay una cantidad determinada de horas asignadas a las tareas de cada proyecto, y un líder de equipo debe asegurarse de que su equipo cumpla con estas horas, mientras que al mismo tiempo completa el proyecto en la cantidad de días asignados. Existe una forma eficaz de programar y administrar el trabajo urgente utilizando Microsoft Word y Outlook.
Creación del programa de producción
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Abra Microsoft Word y cree un nuevo documento.
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Cree una tabla con dos columnas y tantas filas como tareas haya en el proyecto. En Microsoft Word 2008 y versiones más recientes, la función de tabla se encuentra en el menú Insertar.
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En la columna de la izquierda, indique la fecha en que debe completarse una tarea.
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En la columna de la derecha, describa la tarea que debe realizarse, a quién se le asigna y cuántas horas tiene para su ejecución. Por ejemplo, "Dave (2 horas) para crear un resumen del proyecto" o "Sarah (6 horas) para crear nuevos gráficos".
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Repita los dos pasos anteriores para cada tarea que deba completarse.
Compartir y mantener el cronograma de producción
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Envíe por correo electrónico a todo el equipo del proyecto el cronograma completo. Pida a los miembros del equipo que revisen el cronograma y hagan cualquier pregunta que tengan por adelantado sobre posibles conflictos o inquietudes.
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Dependiendo de la línea de tiempo del proyecto, al comienzo de cada día o cada semana, copie y pegue las tareas para ese período en el cuerpo de un correo electrónico. Envíe esto por correo electrónico al equipo del proyecto como recordatorio de lo que debe completarse.
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Todos los días, ingrese al programa original de Microsoft Word. Usando la función de fuente tachada en el menú principal de Inicio, tache las tareas que se han completado. Esto ayuda al líder del proyecto a controlar el progreso.
Programación de recordatorios, registros y reuniones
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Resalte todas las fases del programa de producción que impliquen una reunión o una fecha límite importante.
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Cree una cita en el calendario de Outlook para cada miembro del equipo involucrado en estas fases. Por ejemplo, si un diseñador debe enviar un archivo al director creativo para su revisión, programe un recordatorio tanto para el diseñador como para el director creativo titulado "Entregue los archivos de diseño para la revisión inicial".
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Si las personas cuentan con recursos para varios proyectos y el tiempo es escaso, Outlook se puede utilizar para bloquear el tiempo en sus horarios de modo que no se les asigne a otras reuniones. Por ejemplo, el líder del proyecto podría crear una cita de un día para un ingeniero titulada "Revisar y finalizar las especificaciones para la transferencia del cliente".