En una pequeña empresa o en un pequeño departamento de informática, el conteo físico y el seguimiento del inventario pueden ser una cosa fácil y rápida de hacer. Incluso un principiante en computación puede abrir una hoja de cálculo y listar algunas computadoras y sus periféricos para recuperarlos rápidamente más tarde. A medida que su negocio crece y aumenta su número de activos, es mejor tener un método específico para rastrear computadoras para que no las pierda.
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Inicie cualquier sistema de inventario informático etiquetando físicamente cada activo sobre una cantidad prescrita de valor. Comuníquese con su agente de seguros para obtener detalles de la documentación necesaria para la protección contra pérdidas.
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Cree un esquema de nombres que le ayude a realizar un seguimiento del inventario. Algunos usarán una etiqueta de número simple o una etiqueta de "Hola. Mi nombre es" con la dirección IP de la computadora en el campo del nombre para una fácil identificación. La etiqueta física preferida es una etiqueta a prueba de manipulaciones con un código de barras que puede escanear en una base de datos del inventario de la computadora.
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Cambie el nombre de cada computadora para que coincida con su etiqueta. Haga clic en "Inicio", haga clic con el botón derecho en "Equipo" y luego en "Propiedades". Haga clic en "Cambiar" en la pestaña "Nombre de la computadora". Una vez que haya cambiado su nombre, debe reiniciar para que surta efecto. Utilice un nombre descriptivo como "Computer-Lab-11" para facilitar la búsqueda de una ubicación.
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Investigar el software de base de datos de administración de inventario de computadoras. Este software escaneará su red en busca de la dirección MAC de cada computadora, un número específico solo para ese sistema, y lo insertará en una base de datos que puede consultar según sea necesario. Hay versiones gratuitas de este software respaldadas por anuncios y hay versiones comerciales que pueden costar más de $ 1,000.
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Escriba una base de datos básica en Microsoft Access o un programa similar. Este método funcionará para operaciones pequeñas y medianas, pero carecerá de la capacidad de administración del software diseñado para mantener y rastrear computadoras. Le permitirá agrupar tipos de activos y aplicar valores en dólares.
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Compra una impresora y un escáner de códigos de barras. El escáner es un dispositivo de mano que normalmente mantendrá el inventario en su memoria para cargarlo cuando haya terminado de escanear o lo transmitirá a una computadora automáticamente con una señal inalámbrica estándar o Bluetooth.
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Cree una lista de verificación de estos pasos para usar con cada adquisición de computadora. Haga que esta lista de verificación sea parte del procedimiento de implementación de su computadora.