La mayoría de las grandes empresas tienen departamentos completos designados para monitorear y rastrear el inventario. Además, las empresas más pequeñas suelen dedicar mucho tiempo al proceso de seguimiento del inventario. La razón por la que el seguimiento de inventario recibe tanta atención de empresas de todos los tamaños se puede resumir en una palabra: dinero. Las empresas gastan una enorme cantidad de dinero en inventario y la mayoría quiere saber exactamente dónde reside ese inventario en un momento dado.
Inventario
La mayoría de las empresas utilizan el inventario en una o más formas. Empresas como minoristas y mayoristas compran y venden productos. Estas empresas tienen un inventario que consiste principalmente en los productos que compran y venden. Otras empresas, como los fabricantes, compran componentes y materias primas y convierten estos artículos en un producto terminado. El inventario de un fabricante consta de componentes, materias primas y productos terminados.
Seguimiento manual frente a automatizado
El seguimiento de inventario consiste en los sistemas y políticas diseñados para monitorear el movimiento del inventario. Hace muchos años, las empresas rastreaban el inventario manualmente con un sistema conocido como sistema de tarjetas o cardex. Cada vez que se compraba o vendía inventario, la cantidad se escribía manualmente en la tarjeta de ese artículo y se sumaba una nueva cantidad disponible. Hoy en día, algunas empresas todavía utilizan un tipo de sistema de entrada manual para registrar las transacciones de inventario, excepto que las entradas se registran en un programa de hoja de cálculo en lugar de en una tarjeta de papel. La tecnología ha realizado grandes mejoras en la forma en que se realiza el seguimiento del inventario. Muchas empresas tienen un flujo de trabajo de seguimiento de inventario completamente automatizado. Siempre que se produce un movimiento de inventario, el sistema de gestión de inventario recibe una actualización automática de la transacción. Esto elimina gran parte del error humano causado por el seguimiento manual del inventario.
Importancia
Las empresas que poseen inventario generalmente han invertido una gran cantidad de efectivo para comprar el inventario. El seguimiento de inventario monitorea dónde reside el inventario de una empresa en la cadena de suministro. El seguimiento de inventario también proporciona a una empresa datos sobre la cantidad de inventario que posee, dónde existen sus inventarios, el estado de sus inventarios (dañado, devuelto, rechazado, en espera) y ayuda a disuadir el robo y la pérdida. El seguimiento de inventario también se convierte en parte del programa completo de gestión de inventario de una empresa. La gestión de inventario forma las pautas bajo las cuales se compra, usa, mueve, vende y destruye el inventario.
Métodos de seguimiento
Existen varios métodos de seguimiento para realizar un seguimiento del inventario. El código de barras, también conocido como código de producto universal (UPC), sigue siendo uno de los métodos de seguimiento de inventario más comunes. La mayoría de las tiendas de comestibles y los minoristas utilizan el código de barras que se encuentra en los productos para escanear los artículos en la terminal del punto de venta. Los códigos de barras rastrean el movimiento del inventario a lo largo de la cadena de suministro. El código de barras contiene datos sobre la descripción del artículo, el precio del artículo y la unidad de medida del artículo. La identificación por radiofrecuencia (RFID) es otro método utilizado para rastrear el inventario. La tecnología RFID se presenta en dos formas: RFID activa y RFID pasiva. La RFID activa funciona mejor en entornos donde existen problemas de seguridad y aquellos que requieren información de seguimiento en tiempo real. La RFID pasiva funciona mejor cuando se usa con escáneres de mano y donde no existen problemas de seguridad.
Consideraciones
Los métodos de seguimiento de inventario varían, pero todos realizan la misma función: realizan un seguimiento de la inversión más grande de una empresa. El sistema o método utilizado para rastrear el inventario es menos importante que las políticas diseñadas para administrar eficazmente los movimientos del inventario.