Uno de los elementos más críticos para operar una panadería exitosa es un sistema de contabilidad preciso. Cuando esté configurando su sistema, una de las primeras preguntas que debe responder es qué método de contabilidad utilizará. El Servicio de Impuestos Internos reconoce dos métodos contables principales, independientemente del tipo de negocio: base de caja y base devengada. La principal diferencia entre ellos es cómo y cuándo se informan los ingresos y los gastos.
Muéstrame el dinero
Según la contabilidad de caja, no se registran los ingresos y los gastos hasta que realmente se reciben o se pagan. El IRS aclara esto al explicar que los ingresos se consideran recibidos cuando están en su cuenta y puede usarlos sin restricciones. Por ejemplo, cuando vende una docena de donas y su cliente paga con un cheque, debe registrar los ingresos incluso si no cobra el cheque de inmediato. Del mismo modo, cuando paga la entrega de harina, debe registrar ese gasto cuando escribe el cheque, incluso si no lo envía por correo de inmediato.
Inconvenientes del método de efectivo
En la superficie, podría parecer que la base de efectivo es el camino a seguir para una panadería. Es simple, sencillo y probablemente a lo que está acostumbrado en su vida personal. Sin embargo, tiene algunas desventajas en un entorno empresarial. La base de efectivo no siempre muestra una representación precisa de cómo le está yendo a su panadería. Si tiene clientes que le compran productos horneados en términos de venta de 30 días, como un proveedor de catering, por ejemplo, no puede contar esas ventas hasta que realmente tenga el cheque en la mano. También puede complicar la contabilidad del inventario, que es algo que casi siempre tiene una panadería.
The Big Picture
Según el método de acumulación, las panaderías registran los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se reciben o se pagan realmente. Si un cliente compra 12 docenas de panecillos y le factura, debe reconocer ese ingreso cuando reciba la entrega. La base de acumulación requiere que registre la venta y los ingresos resultantes, incluso si en realidad no pagará por otro mes. Del mismo modo, cuando su panadería recibe un envío de harina y azúcar, debe registrar el gasto de inmediato, aunque es posible que no escriba el cheque hasta dentro de un mes. La idea principal aquí es ayudarlo a hacer coincidir los ingresos de un año determinado con los gastos incurridos en el proceso de obtenerlos. También le da una idea más precisa de dónde se encuentra su panadería porque está viendo una imagen actualizada al minuto de las finanzas de su panadería.
El diablo en el inventario
Aunque el IRS no requiere específicamente que use un método sobre otro, la mayoría de las panaderías necesitarán usar la base de acumulación. La principal razón de esto es el inventario. Por ejemplo, si su proveedor le factura por los ingredientes que usa, como harina, especias, leche, etc., el método de efectivo no le permitirá registrarlos o ingresarlos en su inventario hasta que escriba el cheque. Eso puede dificultar el seguimiento de la situación financiera de su panadería y complicar el tiempo de impuestos. Debido a esto, debe considerar consultar a un profesional de la contabilidad para obtener asesoramiento calificado y que lo ayude a preparar los libros para su panadería.