Las pequeñas empresas que emiten facturas o créditos a los clientes deben mantener registros precisos de los montos de sus cuentas por cobrar. Estos montos son ingresos futuros de los que depende la empresa para continuar sus operaciones. Cuando los clientes no pagan estas facturas y la empresa no puede recuperar los ingresos perdidos, la empresa utiliza una cuenta de reserva de cuentas por cobrar para amortiguar la pérdida y una provisión por insolvencia para registrar las pérdidas en los registros contables.
Funciones de la reserva de cuentas por cobrar
Una reserva de cuentas por cobrar es una cuenta de reserva que se utiliza para contrarrestar las pérdidas en las que incurre una empresa cuando los clientes descuidan el pago de facturas impagas. La función principal de la reserva de cuentas por cobrar es evitar que la empresa experimente una grave adversidad financiera debido a la falta de pago. La cuenta de reserva compensa los efectos de las facturas que continúan en mora cuando un cliente se declara en quiebra, cierra sus puertas o se niega a pagar.
Beneficios de la reserva de cuentas por cobrar
El beneficio más importante de crear y mantener una reserva de cuentas por cobrar es que las reservas de cuentas protegen a la empresa de las consecuencias dañinas que genera la falta de pago de las facturas pendientes por parte de un cliente. La empresa puede usar el efectivo en la cuenta de reserva para compensar esas pérdidas y continuar con sus pagos programados regularmente a vendedores y proveedores. Las reservas de efectivo permiten a las pequeñas empresas evitar cargos por pagos atrasados, interrupciones del servicio y reducciones en sus puntajes crediticios.
Funciones de la provisión de incobrables
Una provisión por insolvencia es un gasto en el que incurre la empresa cuando un cliente no paga su factura. El gasto se carga en los diarios contables de la empresa en la cuenta de gastos de insolvencia y se acredita en la cuenta de provisión para deudas de cobro dudoso. En el balance de la empresa, la provisión por insolvencia se resta de los activos y del patrimonio neto. Estos asientos mantienen montos iguales entre los activos y la suma del patrimonio y los pasivos del propietario.
Beneficios de la provisión de incobrables
Si bien la cuenta de reserva de cuentas por cobrar trabaja para suavizar el golpe en el flujo de caja de la empresa debido a las facturas impagas, la provisión para insolvencias cumple la misma función en los estados financieros de la empresa. Dado que las empresas con frecuencia encuentran un porcentaje de clientes que no pagarán sus deudas, utilizan la provisión de insolvencia para anticiparse a esas deudas incobrables y protegerse del impacto de la pérdida de fondos.