Los gastos de capital difieren de los gastos operativos tanto en términos de por qué se gasta el dinero como en el marco de tiempo de planificación. A diferencia de los gastos operativos, que incluyen costos como salarios, impuestos, seguros y mantenimiento de equipos, los gastos de capital se refieren al dinero gastado para comprar o actualizar activos fijos como equipos, tecnología o bienes raíces. Los gastos involucrados en los gastos de capital crean la necesidad de planificar con anticipación, independientemente de si un gasto de capital es obligatorio o discrecional.
¿Qué es?
La planificación de los gastos de capital incluye a las personas y los procedimientos de los que depende una empresa para evaluar las necesidades a largo plazo y los requisitos comerciales a largo plazo. Comparar las necesidades con los planes a largo plazo y los objetivos de crecimiento empresarial ayuda a la empresa a priorizar y planificar las compras de activos de capital. En algunos casos, esto puede ser tan simple como inspeccionar el techo, evaluar su vida útil restante y el costo de reemplazo y luego agregarlo a un plan de gastos de capital en orden de prioridad. En otros casos, sin embargo, la planificación de los gastos de capital puede ser significativamente más complicada. Por ejemplo, la actualización de una infraestructura de TI generalmente debe planificarse en una serie de etapas que en total abarcan un período de meses o años.
Flujo de trabajo de planificación de gastos
Los pasos en el proceso de planificación a menudo siguen un flujo de trabajo de abajo hacia arriba. Los gerentes de departamento a menudo inician el proceso identificando una necesidad, como un aumento en el número de quejas sobre una red de trabajo lento o ineficiencias creadas por el uso de equipos informáticos obsoletos. Un análisis de costo-oportunidad o un estudio de viabilidad puede identificar posibles soluciones, así como posibles costos y consecuencias. Una vez que la propuesta llega al propietario de la empresa o al equipo de toma de decisiones, se analizan las opciones de costo-oportunidad, las estimaciones de costos se comparan con el presupuesto anual y, si se aprueba, el gasto pasa a la etapa de planificación.
Plazo de planificación
Si bien no existe un marco de tiempo establecido al que deba adherirse la planificación de gastos de capital, muchas empresas eligen un período de cuatro a seis años. Esto se debe a que un marco de tiempo más corto a menudo no es suficiente para completar un gasto que requiere implementación en una serie de pasos, mientras que un marco de tiempo más largo puede dificultar la creación de un presupuesto preciso. El período elegido debe ser lo suficientemente largo como para permitirle planificar con precisión, priorizar y generar las reservas financieras necesarias o crear un plan de préstamos que sea lo menos costoso para su negocio.
Medición del éxito de la planificación del gasto de capital
La planificación exitosa de los gastos de capital requiere herramientas para priorizar, administrar los riesgos y optimizar el tiempo de los gastos de capital. Si bien las diferentes empresas pueden elegir diferentes herramientas, las métricas como las tasas mínimas, el período de recuperación, el valor actual neto y el retorno de la inversión se encuentran entre las más utilizadas. Las tasas mínimas especifican una expectativa de tasa de rendimiento mínima. El período de recuperación identifica el período de tiempo que la empresa espera que le tome recuperar el costo de la inversión. El valor actual neto se usa para determinar el valor de un proyecto proyectando las entradas de efectivo netas que generará la inversión, mientras que el ROI se usa para priorizar los gastos de capital. En algunas empresas, los árboles de decisiones son otra herramienta que se utiliza para priorizar los gastos de capital.