Casi cualquier negocio que dependa de activos fijos, como edificios, equipos y vehículos, en algún momento tendrá que gastar dinero para reemplazar esos activos o actualizarlos para que duren más. Los contables y los directores financieros se refieren a este tipo de gastos como "desembolsos de capital".
Definición
Un desembolso de capital es el dinero que una empresa gasta para comprar un activo fijo o para extender su vida útil. Los activos fijos son aquellos que aparecen en el balance general como propiedades, planta y equipo, conocidos como "PPE". Los desembolsos de capital también se conocen comúnmente como gastos de capital, o simplemente "capex". Dado que los desembolsos de capital son esencialmente inversiones en la empresa, el tratamiento contable de las inversiones de capital es diferente al de los gastos operativos.
Inversión vs. Mantenimiento
Al analizar los desembolsos de capital, es importante reconocer la diferencia entre inversión y mantenimiento. Digamos que tiene una empresa de mensajería. Si compra un camión nuevo, es un desembolso de capital; es el dinero que se gasta para adquirir un activo fijo. Si reemplaza el motor en un camión existente, también es un desembolso de capital, porque el nuevo motor le dará al camión una vida más larga. Pero reemplazar las llantas del camión o cambiar el aceite es simplemente mantenimiento: cosas que usted hace para mantener el camión en su condición de trabajo actual. Los costos de mantenimiento son "gastos de ingresos" (ya que son esencialmente el costo de generar ingresos), no gastos de capital.
Tratamiento contable
Los desembolsos de capital no se tratan como gastos inmediatos. Supongamos que su empresa gasta $ 30,000 en un camión nuevo. En lo que respecta a la contabilidad, su empresa no ha renunciado a ningún valor. Antes, tenía $ 30,000 en efectivo. Ahora tiene $ 30,000 en PPE. Sus activos netos siguen siendo los mismos. Eventualmente informará el costo del camión como un gasto; simplemente no lo hará todo a la vez. El camión tiene una vida útil finita, por lo que gradualmente gastará el costo de $ 30,000 durante esa vida útil, un proceso conocido como depreciación. Los gastos de ingresos, por otro lado, se registran como gastos inmediatamente. Si un cambio de aceite para el camión cuesta $ 100, se informa como un gasto inmediato.
Presupuesto de capital
Las empresas planifican sus desembolsos de capital a través de un proceso llamado presupuesto de capital. Una empresa exitosa reconoce que tiene que invertir en sus activos fijos si quiere seguir siendo competitiva. En el presupuesto de capital, la empresa analiza los posibles proyectos de capital en términos de la inversión inicial que requerirán en comparación con los flujos de efectivo que generarán. Si el rendimiento justifica la inversión, vale la pena continuar con el proyecto. El presupuesto de capital de una empresa es distinto de su presupuesto operativo, que es un plan presupuestario para el funcionamiento diario del negocio.