Las empresas que pagan salarios y otros pagos por un total de más de $ 600 en un año calendario deben proporcionar copias del formulario W-2 del IRS a los empleados, incluidos los ex empleados. Si su empresa pagó un impuesto sobre la renta individual y dedujo, impuestos para el Seguro Social y Medicare, o FICA, debe presentar los Formularios W-2 y W-3 del IRS. El formulario W-3 es un resumen de los formularios W-2 individuales que su empresa envía al gobierno.
Forma W-3
Para completar el Formulario W-3 del IRS de transmisión, debe tener la cantidad total de W-2 que está enviando al IRS. Si tiene más de 250 W-2, presente electrónicamente su W-3. De lo contrario, complete el formulario en papel, que requiere el número de identificación de su empleador y las cantidades totales de los W-2 que está emitiendo a los empleados y ex empleados. Debe tener totales para beneficios de cuidado de dependientes, contribuciones a planes de jubilación no calificados, compensación diferida y retención de impuestos federales sobre la renta. Además, el W-3 requiere la abreviatura estatal y el número de identificación, y los salarios estatales y locales y la retención de impuestos sobre la renta. Si su empresa opera en dos o más estados, no es necesario que inserte las abreviaturas estatales o los números de identificación.
Forma W-2
Debe desembolsar copias del Formulario W-2 del IRS etiquetadas como B, C y 2 a los empleados y ex empleados a los que se les pagó más de $ 600 durante el año calendario. La fecha límite para presentar los formularios W-2 es el 31 de enero, después del año calendario para el que informa los salarios. Por ejemplo, la fecha límite es el 31 de enero de 2013, para el año calendario que termina el 31 de diciembre de 2012.
Desembolso anticipado
Si tiene empleados que dejaron la empresa antes del final del año calendario o empleados cuyas ganancias se detuvieron antes en el año calendario, puede proporcionarles los formularios W-2 antes del final del calendario si así lo desea. Sin embargo, todavía tiene hasta el siguiente enero para proporcionar los formularios W-2 a los empleados. Por ejemplo, si tuviera un empleado de verano para el que podría haber preparado un W-2 para septiembre, puede proporcionar el W-2 antes del 31 de enero, o puede esperar y entregar el W-2 con el resto de su W-2 de los empleados que vencen antes del 31 de enero. Un empleado puede solicitar copias de su W-2 y usted debe completar la solicitud dentro de los 30 días posteriores a la recepción de su último cheque de pago.
Extensión
Si no tiene tiempo suficiente para preparar los Formularios W-2 o si existen circunstancias atenuantes que le impedirán desembolsar los formularios W-2 de los empleados, debe escribir al IRS antes de la fecha límite del 31 de enero. Su carta debe contener su información de contacto y el número de identificación del empleador, así como el nombre y la firma de la persona autorizada para realizar dicha solicitud. Indique el motivo de su correspondencia, para solicitar una extensión de tiempo para entregar los "Formularios W-2" a sus empleados, y explique qué causó la demora. Si necesita una extensión para más de 10 formularios W-2, debe enviar una solicitud electrónica.
Correo devuelto
Si recibe una devolución por correo de los Formularios W-2 que intentó proporcionar a los empleados, guárdelos en un archivo durante cuatro años. Guarde los Formularios W-2 devueltos en un archivo seguro como lo haría con cualquier otro registro de empleo. Si sus formularios W-2 se almacenan electrónicamente, asegúrese de que estén escaneados correctamente para mostrar la información pertinente sobre por qué se devolvió el formulario, como una dirección incorrecta o ningún nombre en la dirección.