Los controles internos, o la estructura organizacional de una entidad comercial, brindan controles y equilibrios para todos los niveles de una organización, ya sea una gran corporación o una pequeña empresa. Un sistema eficaz de controles internos incorpora la separación de deberes de las funciones contables y otras áreas que tratan con datos sensibles o valiosos. Las tareas que están debidamente separadas separan el mantenimiento de registros, el cálculo y el proceso de autorización y revisión de cada función comercial. Un sistema de controles internos en funcionamiento ayuda a prevenir el fraude y la colusión entre los empleados de una entidad.
Mantenimiento de Registros
Los empleados de nómina manejan datos financieros confidenciales para los empleados. Para ayudar a proteger a los empleados actuales y anteriores y evitar que un empleado acceda a datos confidenciales, la función de mantenimiento de registros debe separarse del proceso de nómina. El mantenimiento de registros implica obtener los nombres, direcciones y números de cuenta y rutas bancarias de cada persona en la nómina de una empresa. Idealmente, la persona responsable de recopilar y mantener un registro de esta información no está empleada en el departamento de nómina. El personal de recursos humanos es un buen candidato para manejar estos datos, ya que la información se recopila en el proceso de contratación inicial. Esto también evita que un empleado de nómina cree un empleado inexistente y se emita un cheque de pago.
Cálculo
Designar a una persona para calcular la nómina actual. Para los empleados por hora, esto implica mantener registros de tiempo y tarifas por hora. Para los empleados asalariados, esto implica mantener licencias pagadas, como vacaciones, enfermedad y días festivos. Además, la persona responsable calcula el pago actual y resta las deducciones actuales, como la retención federal, los impuestos sobre la nómina, las contribuciones de jubilación y el seguro médico. Además, un sistema adecuado de control interno puede designar a este individuo como preparador de declaraciones de impuestos sobre la nómina trimestrales y anuales.
Autorización
Para asegurar aún más un sistema de controles y contrapesos, designe a un empleado de nómina como supervisor con autoridad para procesar la nómina. Esta persona actúa como firmante autorizado para los cheques en la cuenta de nómina y tiene la autoridad para transmitir electrónicamente la nómina y los impuestos aplicables mediante transferencia electrónica de fondos. Además, la separación adecuada de funciones sugiere que esta persona no tiene acceso a los números de ruta y de contabilidad del banco. Esto evita que un empleado acceda incorrectamente a las cuentas bancarias.
Reseña
Estos deberes incluyen revisar las transacciones para verificar su validez y razonabilidad, y comparar las transacciones con la documentación de respaldo, como las tarjetas de tiempo de los empleados. El revisor se suma al sistema de controles y balances revisando las declaraciones de impuestos sobre la nómina y recalculando una nómina del período actual o anterior. Además, la posibilidad de fraude disminuye cuando un empleado sabe que su trabajo está siendo examinado por un revisor independiente.