La contabilidad de la nómina incluye el pago de los salarios de los empleados, el mantenimiento de registros de nómina de cada empleado, el pago y la presentación de impuestos sobre la nómina y el cumplimiento de las leyes de nómina federales y estatales. Los ingresos brutos de un empleado suelen ser inferiores a la cantidad real pagada debido a las deducciones de nómina obligatorias y voluntarias. Las deducciones de nómina comunes incluyen diferentes tipos de impuestos, pagos de seguros, pagos de pensiones, cuotas sindicales y donaciones a organizaciones benéficas. El salario bruto menos las deducciones se denomina salario neto.
FICA
La Ley Federal de Contribución al Seguro de los Estados Unidos (FICA) fue promulgada en 1937 y reformada en 1965. Los impuestos FICA cubren beneficios médicos, por discapacidad y de jubilación complementarios. Las contribuciones de los empleados a FICA pagan el Seguro Social y Medicare. El Congreso establece la base y la tasa de los impuestos FICA, que cambian con el tiempo. Por ejemplo, la tasa original de 1937 fue del 1 por ciento y la tasa de 2007 fue del 7.65 por ciento. Para pagar los impuestos FICA, los empleadores aplican la tasa actual al salario bruto de los empleados, deducen el porcentaje y registran el pago de impuestos.
Impuesto sobre las ganancias
Los impuestos sobre la renta están bajo un sistema de pago por uso, lo que significa que los empleadores retienen los impuestos sobre la renta de los empleados en cada período de pago. Los empleadores utilizan tres variables para determinar cuánto impuesto sobre la renta deducir de la nómina; ingresos brutos, asignaciones y duración del período de pago. Las asignaciones incluyen al empleado, el cónyuge del empleado y cualquier dependiente. Para informar las asignaciones, los empleados llenan el Formulario W-4, Certificado de asignación de retención del empleado. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) publica tablas de retención que les indican a los empleadores cuánto deben deducir.
Deducciones varias
Aparte de la FICA y los impuestos sobre la renta, los empleados pueden optar por realizar deducciones voluntarias de la nómina. Los empleados deben solicitar estas retenciones, generalmente por escrito. Las deducciones del plan de jubilación a menudo se mantienen en cuentas especiales para los empleados. Ocasionalmente, los empleadores igualan las deducciones de jubilación de los empleados. Un empleado, como parte de un programa de contribución individual o empresarial, puede solicitar deducciones caritativas. Algunas industrias ofrecen a los empleados afiliaciones sindicales con la cuota de afiliación sindical deducida de la paga del empleado.
Contabilidad de deducciones de nómina
Debido a la relación con los impuestos y los registros gubernamentales, los empleadores realizan un seguimiento de cerca de la nómina y las deducciones de nómina. Los contadores calculan, registran e informan los sueldos y salarios brutos de cada empleado. Luego, los contadores calculan y deducen el FICA y los impuestos sobre la renta. Por último, los empleadores restan las deducciones varias para llegar al pago neto, que es la cantidad de efectivo que el empleado realmente recibe. Toda esta información se mantiene en un registro de nómina.