Las pequeñas empresas suelen tener pautas específicas para informar los gastos de viaje. Los empleados deben seguir de cerca estas pautas para que no les devuelvan sus informes de gastos. Esto puede retrasar los reembolsos. Las pautas del informe de gastos generalmente incluirán un presupuesto o un límite de viáticos para los gastos, procedimientos de informes, requisitos de recibo, reglas para gastos no reembolsables y canales de autorización adecuados.
Presupuesto
Un aspecto importante de las pautas del informe de gastos es aprender a presupuestar sus gastos diarios, de acuerdo con Employment-Handbook.org. Por ejemplo, si entretiene a los clientes o come una cena cara una noche, debería cenar más barato al día siguiente o dos para mantenerse dentro del presupuesto. Estas pautas generalmente están escritas en el manual del empleado para facilitar su consulta. Pídale a su supervisor pautas de gastos de viaje antes de su primer viaje de negocios.
Informes
Debe informar cada gasto en la fecha específica en que ocurrió el gasto. El kilometraje del automóvil o los gastos de vuelo deben informarse en los días específicos de salida y regreso. Por ejemplo, debe registrar el gasto de su vuelo de salida el día de su partida y luego anotar el precio del viaje de regreso cuando regrese. Además, si conduce 100 millas desde y hacia el aeropuerto, divida su millaje a la mitad. A continuación, multiplique la asignación de millas de la compañía (es decir, 27 centavos por milla) por 50 millas y regístrelo en el día de salida. Posteriormente, informe la otra mitad del vuelo de regreso y conduzca a casa en esa fecha exacta. Registre todos los gastos sucesivamente en el informe de gastos. Es útil organizar sus recibos por día con anticipación, lo que puede ahorrarle tiempo. Deberá escribir fechas específicas en el informe de gastos, ya que estos espacios suelen estar en blanco. Finalmente, sume las sumas de los gastos diarios verticalmente, luego calcule sus totales para cada tipo de gasto horizontalmente. Reste los pagos por adelantado que le haya proporcionado la empresa de los que le adeudan. Asegúrese de verificar sus cálculos antes de entregar su informe de gastos. (Ver referencias 1 y 2 y recurso 1)
Requisitos de recibo
Debe guardar todos sus recibos, incluida la tarifa del taxi, cada vez que gaste dinero en su viaje. Por lo general, solo se le pedirá que incluya los recibos de las comidas que superen los cinco dólares. Aún así, guardar todos los recibos le ayudará a informar con precisión sus gastos. Además, asegúrese de adjuntar todos los recibos requeridos a su informe de gastos. Además de los recibos de comidas superiores a cinco dólares, adjunte recibos que superen los $ 25 para todos los demás gastos.
Gastos no reembolsables
Algunos gastos no se pueden incluir en su estado de gastos. Por ejemplo, nunca debe incluir multas de estacionamiento, gastos de equipaje excesivos o pagos para miembros de la familia en su estado de cuenta de gastos. Si pasa días adicionales en una ciudad en particular por vacaciones, no agregue esos gastos a su informe de gastos. Para obtener más pautas sobre gastos no reembolsables, consulte el manual de su empresa o hable con recursos humanos. También puede consultar las pautas de gastos de viaje en Employee-Handbook.org.
Autorización
La mayoría de las empresas le pedirán que entregue su informe de gastos a su supervisor. Asegúrese de firmar primero y hacer una copia. Puede tomar algunas semanas obtener el reembolso de su viaje, ya que las cuentas por pagar generalmente deberán revisarlo.