Los roles importantes de las secretarias y recepcionistas en una empresa difieren principalmente en lo que respecta a la responsabilidad. Los recepcionistas generalmente brindan la primera impresión que un cliente recibe de una empresa, mientras que las secretarias tienden a mantener las ruedas de la organización en un segundo plano. La perspectiva laboral para ambos puestos parece buena, aunque se espera que los puestos de recepcionista crezcan más rápido que el promedio de todas las ocupaciones, según el Departamento de Trabajo de Estados Unidos.
Responsabilidades de trabajo
En el mundo de la recepcionista, las tareas principales incluyen contestar el teléfono y saludar a las personas que entran a la oficina. Algunas empresas piden a sus recepcionistas que realicen tareas adicionales que involucran computadoras y software. Para las secretarias, su día está lleno de tareas de oficina, administrativas y organizativas que incluyen hacer citas, escribir documentos, archivar y contestar el teléfono. Muchas secretarias también organizan viajes y actúan como un filtro entre el público y su jefe. En empresas más pequeñas, las secretarias pueden ser responsables de coordinar todas las actividades de la oficina y proporcionar información a la dirección, el personal y los clientes. Gracias a los avances en la automatización de oficinas, algunas secretarias asumen funciones que alguna vez estuvieron a cargo de gerentes y miembros del personal profesional, especialmente en las pequeñas empresas. Estas tareas pueden incluir negociar con proveedores, realizar investigaciones y gestionar proyectos.
Habilidades
Los recepcionistas necesitan excelentes habilidades de servicio al cliente por teléfono y en persona. Necesitan hablar con claridad y moverse rápidamente para conectar a las personas que llaman con la extensión de teléfono correcta. Algunas posiciones de recepcionista son muy rápidas, por lo que el empleado debe aprender a usar un sistema telefónico complejo con múltiples líneas y llamadas entrantes ininterrumpidas. Las secretarias deben poseer sólidas habilidades de mecanografía. También necesitan aprender a utilizar máquinas de fax, fotocopiadoras y sistemas de videoconferencia además del sistema telefónico de la oficina. En algunas oficinas pequeñas, las secretarias se turnan para relevar a la recepcionista, por lo que es posible que también necesiten aprender sistemas telefónicos complejos.
Entrenamiento
Tanto las secretarias como las recepcionistas deben tener un diploma de escuela secundaria como mínimo. Las secretarias necesitan capacitación sobre el uso de una computadora y varios programas de software, por lo que los cursos en un colegio comunitario o una escuela de secretariado son útiles. El trabajo de curso adicional obtenido a través de talleres y seminarios profesionales ayuda a las secretarias a mantenerse al día con la tecnología mientras mejoran sus habilidades informáticas. Los recepcionistas a menudo se capacitan en el trabajo. Saber cómo usar una computadora y un software de procesamiento de texto puede darle al candidato para un puesto de recepcionista una ventaja sobre la competencia.
Salarios
Otra diferencia entre secretarias y recepcionistas es el sueldo. En promedio, los recepcionistas ganan entre $ 9.69 y $ 14.44 por hora, según el Departamento de Trabajo de EE. UU. Las secretarias promedian entre $ 23,160 y $ 36,020 al año, según el departamento. Los trabajos mejor pagados se encuentran en el gobierno local, hospitales médicos y quirúrgicos generales y en universidades o escuelas profesionales.