Cuando compra una licencia para un solo usuario de QuickBooks, permite que una persona específica acceda a QuickBooks desde hasta dos computadoras diferentes, por ejemplo, una computadora del hogar y una del trabajo. Si desea que varias personas compartan el acceso a QuickBooks, debe comprar varias licencias para un solo usuario o una licencia para varios usuarios. La licencia multiusuario más grande que puede adquirir es para 30 usuarios simultáneos.
Licencias de usuario único
Si tiene dos usuarios que necesitan compartir QuickBooks, debe comprar dos licencias para un solo usuario. Incluso si instala QuickBooks en una sola computadora que ambos usuarios comparten cuando ejecutan QuickBooks, necesita dos licencias de QuickBooks. Las dos licencias también le permitirían instalar el programa QuickBooks en la computadora individual de cada usuario y colocar la base de datos en una computadora compartida, como un servidor. QuickBooks permitiría a ambos usuarios usar el programa al mismo tiempo.
Licencias multiusuario
Si necesita más de dos licencias para QuickBooks, puede comprar una licencia multiusuario en lugar de licencias adicionales para un solo usuario. Las licencias multiusuario permiten que un número máximo fijo de empleados use QuickBooks al mismo tiempo. QuickBooks Pro ofrece una licencia de tres usuarios, QuickBooks Premier ofrece una licencia de cinco usuarios y QuickBooks Enterprise ofrece licencias de cinco a 30 usuarios en incrementos de cinco usuarios.
Licencias y usuarios específicos
Tanto las licencias de usuario único como las de múltiples usuarios están asociadas con usuarios específicos. No se pueden compartir entre un grupo más grande de usuarios que necesitan acceder al software. Por ejemplo, supongamos que tiene un grupo de siete empleados que podrían usar QuickBooks. Aunque no más de tres empleados necesitarían ejecutar QuickBooks simultáneamente, debe comprar una licencia de 10 usuarios. No puede comprar una licencia de tres usuarios y compartir las licencias entre los siete que necesitan acceso porque cada individuo necesita su propia licencia de QuickBooks. Si un empleado deja la empresa, puede asignar su licencia a otro empleado.
QuickBooks multiusuario
Cuando implemente QuickBooks multiusuario, coloque la base de datos de QuickBooks en una unidad compartida a la que puedan acceder todos los usuarios de QuickBooks. Si tiene un servidor que solo almacena la base de datos de QuickBooks y no proporciona acceso al programa, no necesita comprar una licencia separada para la computadora. Instale una copia de QuickBooks en la computadora de cada usuario e ingrese una de las claves de licencia de su paquete multiusuario. El administrador de QuickBooks debe activar el modo multiusuario a través del menú Archivo y configurar cada usuario en QuickBooks si el usuario aún no existe.