Si bien los estudios empresariales, hoteleros y académicos han desacreditado el mito de una tasa de fracaso de casi el 90 por ciento en los restaurantes, la cifra real de uno de cada cuatro restaurantes nuevos que fracasan en el primer año de funcionamiento sigue apuntando a la importancia de una cuidadosa elaboración de presupuestos, finanzas y planificación para propietarios y operadores de restaurantes. La revista Inc. describe los gastos fijos como "aquellos que no fluctúan con los cambios en el nivel de producción o el volumen de ventas", mientras que los costos variables son aquellos "que responden directa y proporcionalmente a los cambios en el nivel o volumen de actividad". El hecho de que los costos de mano de obra y alimentos, componentes principales de los gastos operativos de los restaurantes, a menudo caen dentro de la categoría variable, plantea un desafío importante para los propietarios de restaurantes.
Costos de ocupación
Ya sea comprando o alquilando un espacio en un restaurante, el pago mensual es uno de los mayores desembolsos fijos de cualquier operador de restaurantes. Los costos fijos relacionados incluyen impuestos inmobiliarios locales y estatales, así como seguros. El precio del espacio de alquiler puede aumentar con el tiempo, pero los propietarios de restaurantes generalmente pueden contar con un período determinado a un precio fijo y, por lo general, recibirán algún aviso de un aumento de alquiler. Ciertos servicios públicos, como las líneas de agua, teléfono y computadora, deberían ser relativamente consistentes a lo largo del tiempo. Otros, como la electricidad, pueden variar considerablemente según las demandas estacionales de calefacción o aire acondicionado. El precio del gas o del petróleo, cuando sea necesario, también puede fluctuar en función de los mercados mundiales.
Equipos
Los costos normales de operación y mantenimiento del equipo del restaurante, como estufas, parrillas, lavavajillas y congeladores, deben permanecer constantes de mes a mes. Las excepciones notables a este costo fijo son los requisitos inesperados para reparar o reemplazar equipos rotos. Los artículos como platos, cubiertos, sartenes y cristalería requieren un gasto considerable al inicio, pero los propietarios de restaurantes generalmente pueden planificar la compra de repuestos. Esta categoría también incluye artículos relacionados con la decoración, como velas, flores o plantas, bombillas y accesorios para ventanas, así como consumibles, incluidas las servilletas. Por lo general, estos artículos se compran de manera rutinaria y al por mayor, lo que permite al propietario del restaurante planificar dichos gastos.
Alimentos y Bebidas
Los costos de alimentos y bebidas se encuentran entre los mayores gastos variables que enfrentan los propietarios y gerentes de restaurantes. Estos costos se incluyen en la categoría "Costo de los bienes vendidos", comúnmente denominados costos de uso. Los restaurantes exitosos manejan hábilmente el equilibrio entre comprar al por mayor para tener suficiente comida para satisfacer la demanda de los clientes y no comprar tanta comida que se desperdicie. Los precios del menú para la mayoría de los artículos no pueden cambiar cada vez que cambian los costos de los alimentos del restaurante, por lo que el margen de ganancia de un restaurante se ve afectado si los costos de los alimentos fluctúan con frecuencia o sustancialmente. Los restaurantes están a merced de los suministros y mercados locales y nacionales, lo que significa que cuando los precios nacionales de la leche o la fruta suben debido a la escasez, deben absorberlos.
Personal
Los gastos de mano de obra y personal son costos variables, aunque los gerentes de restaurantes pueden controlar los costos generales de personal administrando el número de turnos asignados y la cantidad de horas extra que se aprueban. Los restaurantes pequeños y locales con una base de clientes relativamente estática pueden experimentar solo una variación limitada en los costos mensuales del personal, pero es probable que los restaurantes más grandes o aquellos con una base de clientes fluida, como un restaurante en una intersección de carreteras importante tendrá una mayor variabilidad en los gastos de personal. Los gastos de personal también varían según la temporada en ciertos restaurantes, como los que organizan fiestas navideñas. Un gasto de personal clave, el salario del gerente, se incluye en la categoría de costos fijos.