Los objetivos de una reunión sobre el presupuesto de una pequeña empresa dependerán en gran medida de lo que espere lograr. Algunas reuniones presupuestarias son exploratorias, otras se utilizan para establecer presupuestos y algunas ayudan a las empresas a revisar el desempeño de la empresa en relación con sus planes financieros. Antes de realizar una reunión de presupuesto, comunique los objetivos a todas las partes involucradas.
Presupuestos
Las pequeñas empresas deben crear más de un presupuesto o crear varios informes dentro de un presupuesto. Un presupuesto maestro enumera sus ingresos y gastos anuales esperados para ayudarlo a controlar sus gastos para alcanzar sus metas de ganancias. Un presupuesto funcional le permite realizar un seguimiento del desempeño de un solo departamento o proyecto. Los propietarios de pequeñas empresas deben utilizar la información en un presupuesto maestro para determinar sus gastos generales, que incluyen costos como alquiler, seguro, personal de oficina, marketing, equipo de oficina, teléfonos y servicio de Internet. Un presupuesto de fabricación identifica los costos duros de producir un producto o servicio, como materiales, mano de obra y energía.
Reunión de planificación
El primer tipo de reunión presupuestaria que debe realizar es una reunión de planificación. No se toman decisiones difíciles en esta reunión, cuyo objetivo es identificar todas las categorías de ingresos y gastos potenciales y hacer proyecciones para cada una. Invite a los jefes de departamento a esta reunión y pídales que preparen números para que su departamento los lleve a las discusiones. Traiga datos históricos en forma de extractos bancarios, facturas, balances, libros de contabilidad y otros documentos financieros. Incluya una evaluación de las deudas incobrables, las sanciones y las multas pagadas para crear una lista precisa de ingresos y gastos. Antes o durante esta reunión, designe un comité de presupuesto para ayudar con la creación del documento presupuestario final.
Reunión de creación
Cuando tenga todos los datos que necesita para crear su presupuesto, celebre una reunión con las personas clave para revisar el primer borrador de su presupuesto. Incluya cualquier desglose o informe, como presupuestos funcionales, generales y de fabricación. Solicite comentarios de los asistentes en cuanto a su confianza en sus proyecciones o su capacidad para cumplir con sus objetivos presupuestarios. Haga que todas las partes involucradas asistan a la reunión para que puedan dar su opinión sobre los datos proporcionados por otros departamentos, que podrían afectar sus propuestas presupuestarias.
Reunión de revisión
Realice reuniones de revisión presupuestaria mensuales o trimestrales para analizar cómo se compara su desempeño financiero real con su presupuesto proyectado. Pregunte a las partes interesadas clave por qué les está yendo mejor o peor de lo proyectado y solicite sugerencias para capitalizar cifras de ingresos mejores de lo esperado o abordar el gasto excesivo. Es posible que deba ajustar su presupuesto, en lugar de su rendimiento, en función de lo que encuentre.