El seguro es un gasto operativo para las empresas. Las empresas compran cobertura de seguro mediante el pago de primas de seguro y registran las transacciones relacionadas en consecuencia. Dependiendo de la duración del seguro adquirido cada vez, las empresas pueden registrar el seguro para usos durante varios períodos contables. En otras palabras, las empresas pueden tener que registrar los gastos del seguro periódicamente a medida que el seguro vence con el tiempo, en lugar de registrar como gasto la compra total del seguro de una sola vez en un solo período.
Seguro prepagado
El seguro generalmente se paga por adelantado, ya que las empresas pueden comprarlo en un plazo de seis meses, un año o varios años. El monto total del seguro prepago no se registra como gasto inmediato en el momento de la compra cuando no se ha utilizado el seguro. La cobertura del seguro vence solo con el paso del tiempo. Por lo tanto, la cantidad total de efectivo gastada en la prima del seguro no es un gasto en el período actual. Las empresas simplemente han intercambiado efectivo por el derecho a cierta cobertura de seguro en el futuro.
Seguro vencido
El seguro vencido durante un período se registra como un gasto de seguro para el mismo período. Las empresas pierden, o se dice que han consumido, su cobertura de seguro prepago con el tiempo, ya sea que la hayan utilizado o no al presentar reclamaciones. Las empresas registran los seguros vencidos periódicamente en función de la intersección de sus períodos contables y la estructura temporal del seguro. Al final del plazo del seguro, el seguro total vence y las empresas habrían registrado por completo el seguro prepago total como gastos durante varios períodos.
Activo y gasto
Si bien el seguro vencido en cada período contable se registra como un gasto y se informa en el estado de resultados, el gasto total pagado por adelantado se registra como un activo en el momento de la compra y se informa en el balance general. Todos los activos proporcionan ciertos servicios públicos, y el seguro prepago como activo brinda a las empresas el beneficio de una cobertura de seguro. Sin embargo, a medida que el seguro vence con el tiempo, el monto de los gastos pagados por adelantado como activo disminuye.
Entradas de diario
Las empresas utilizan dos conjuntos de asientos de diario para registrar las transacciones relacionadas con los seguros, que incluyen tanto el seguro prepago como el seguro vencido. Cuando las empresas pagan inicialmente la prima total del seguro, se ingresa un débito en la cuenta de activos del seguro prepago y se ingresa un crédito en la cuenta de efectivo por el efectivo gastado. A medida que el seguro vence con el tiempo, las empresas cargan la cuenta de gastos del seguro vencido y abonan el seguro prepago para reducir el saldo en la cuenta de activos. Al final del plazo del seguro, la cuenta del seguro prepago debe tener un saldo cero.