Ya sea que opere camiones de reparto para su negocio o simplemente envíe empleados a tareas ocasionales relacionadas con la empresa, los gastos de gasolina o combustible son algo que probablemente paga al menos ocasionalmente. Otras veces, es posible que deba facturar a un cliente los gastos de gasolina relacionados con un trabajo o una orden de servicio. Para ayudarlo a rastrear los diversos tipos de cargos de gasolina en los que puede incurrir su negocio, QuickBooks proporciona un par de opciones para ingresarlos y registrarlos como gastos.
Ingresar una factura de gastos
1
Inicie QuickBooks, haga clic en "Proveedores" en la barra de menú y luego seleccione "Ingresar facturas".
2
Haga clic en la lista desplegable "Proveedor" y luego seleccione el nombre de la estación de servicio o la empresa en la que compró la gasolina. Si aún no ha agregado la estación de servicio a su lista de proveedores, haga clic en "Agregar nuevo", complete los detalles del proveedor y luego haga clic en "Agregar". Después de agregar la nueva estación de servicio o proveedor, seleccione la empresa en la lista desplegable Proveedor.
3
Haga clic en el campo "Fecha" y seleccione la fecha para la compra de gasolina en el calendario emergente. Alternativamente, deje la fecha actual intacta en el campo, si ingresa la factura el mismo día de la compra de gasolina.
4
Ingrese el monto de la compra de gasolina en el campo "Monto adeudado".
5
Ingrese el número de recibo u otro número de seguimiento reconocible para la compra de gasolina en el campo "Ref. No".
6
Haga clic en la pestaña "Gastos" y luego haga clic dentro del campo "Cuenta". Seleccione "Gasolina", "Compras de combustible" u otra cuenta de gastos apropiada para la compra de la lista desplegable.
7
Haga clic en "Guardar" para guardar la nueva factura y registrar la compra de gasolina en su sistema QuickBooks.
8
Haga clic en "Proveedores" en la barra de menú y luego seleccione "Pagar facturas". Haga clic en "Mostrar todas las facturas" en la ventana Pagar facturas, luego desplácese hacia abajo y seleccione la factura de la compra de gasolina que ingresó anteriormente.
9
Haga clic en la lista desplegable "Cuenta de pago" y seleccione la cuenta de la que desea deducir el pago de la compra de gasolina (es decir, caja chica o cuenta de tarjeta de crédito).
10
Haga clic en la lista desplegable "Método de pago" y seleccione "Cheque", incluso si no pagó con un cheque. Seleccione la opción "Asignar número de verificación". Cuando aparezca la ventana emergente, ingrese el número de cheque si pagó con un cheque o ingrese "Efectivo", "Cajero automático" o "Tarjeta de crédito" si pagó la compra de gas con un método diferente.
11
Haga clic en "Pagar facturas seleccionadas" para registrar el pago de la compra de gasolina.
Gastos de gas reembolsables
1
Haga clic en "Proveedores" y luego seleccione "Ingresar facturas". Seleccione la gasolinera o el nombre de la empresa de la lista desplegable Proveedor.
2
Haga clic en el campo "Elemento" para abrir una lista desplegable. Seleccione "Gasolina", "Compras de combustible" u otro nombre de artículo apropiado en la lista para la compra de gasolina. Haga clic en la casilla de verificación en la columna "Facturable" para pasar el costo de la compra de gas al cliente.
3
Haga clic en la lista desplegable "Cliente: Nombre del trabajo" y seleccione el cliente al que desea facturar el gasto de la compra de gas.
4
Ingrese la fecha y el monto de la compra de gas en los campos correspondientes y luego haga clic en "Aceptar" para registrar el gasto.
5
Cree una nueva factura para el cliente como lo haría normalmente. Haga clic en el botón "Agregar tiempo / costos" y luego seleccione el gasto de gas en la ventana Ingresar facturas. Ingrese un valor apropiado en el campo "Monto de margen o%" si desea cobrar al cliente más que el monto real del gasto de gas.
6
Seleccione "Imprimir el tiempo y los costos seleccionados como un artículo" si no desea que el cliente vea el monto del margen de beneficio en la factura. Haga clic en "Aceptar" para transferir la información y el costo del gasto de gas a la factura.
7
Agregue otros artículos a la factura según sea necesario. Guarde e imprima la factura como lo haría normalmente.