El registro de una empresa como corporación crea una entidad legal separada de los propietarios (accionistas) de la empresa. Como entidad legal separada, los propietarios de una corporación tienen protección de responsabilidad limitada contra las deudas y obligaciones comerciales. El registro de una empresa como corporación requiere que la empresa presente los documentos de formación apropiados en la oficina del Secretario de Estado donde reside la empresa. Además, las corporaciones recién formadas deben obtener licencias y permisos estatales y locales para operar la corporación.
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Seleccione un estado para incorporar la empresa. En muchos casos, una empresa simplemente se incorporará en el estado donde la corporación realizará la mayoría de sus transacciones comerciales. Sin embargo, estados como Nevada, Delaware y Wyoming aparecen como estados populares para incorporar una empresa debido al tratamiento fiscal favorable de las empresas en esos estados. La incorporación en varios estados hará que la empresa pague tarifas anuales, impuestos de franquicia y otras tarifas en cada estado donde opera la corporación.
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Crea un nombre para la corporación. La mayoría de los estados requieren que el nombre comercial corporativo sea diferente al de cualquier otra entidad registrada o mantenida en reserva en el estado. Muchos estados requieren que los nombres comerciales corporativos contengan palabras como "incorporación", "limitada", "empresa", "corporación" o la abreviatura correspondiente, como se indica en el sitio web del Proyecto de Ley de Medios Ciudadanos. Además, muchos estados prohíben que los nombres comerciales corporativos contengan palabras que indiquen una afiliación con bancos o agencias gubernamentales. Muchos estados permiten que las corporaciones realicen una búsqueda de disponibilidad de nombres en línea.
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Presentar los artículos de incorporación en la oficina del secretario de estado. Los artículos de incorporación incluyen información como el nombre y la dirección de la empresa, así como el nombre y la dirección del agente residente de la corporación. El agente residente de una corporación debe ser una persona mayor de 18 años o una empresa con domicilio físico en el estado. Un agente residente parece responsable de aceptar documentos legales en nombre de la corporación. Además, el agente residente debe mantener una dirección física en el estado de formación de la corporación. Dependiendo del estado de incorporación, es posible que se requiera que la empresa enumere los nombres y direcciones de los directores iniciales de la corporación. La mayoría de los estados proporcionan a las corporaciones artículos de incorporación para completar en blanco que pueden enviarse en línea, por fax, por correo o entregados en persona a la oficina del secretario de estado. El método y las tarifas para presentar los artículos de incorporación varían de un estado a otro.
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Cree estatutos corporativos escritos para la empresa. Muchos estados no requieren que las corporaciones presenten estatutos corporativos ante el estado. En cambio, las corporaciones deben mantener estatutos corporativos escritos en las instalaciones comerciales como documento de referencia. Los estatutos corporativos escritos establecen las reglas y regulaciones que regirán la corporación. No parece haber ningún criterio específico en cuanto a la creación de estatutos corporativos escritos. La información como cómo y cuándo se convocan las reuniones, así como los deberes de los funcionarios corporativos, a menudo se incluyen en los estatutos escritos de la corporación.
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Emitir certificados de acciones a los accionistas de la corporación. Como se menciona en el sitio web del Citizen Media Law Project, los accionistas de la corporación pueden intercambiar efectivo, propiedades o servicios a cambio de acciones corporativas. Las nuevas corporaciones emiten acciones en la reunión corporativa inicial. La junta directiva de la corporación tiene la responsabilidad de fijar el precio por acción de las acciones de la corporación.
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Solicite un número de identificación fiscal federal del IRS. Las corporaciones pueden solicitar un número de identificación fiscal federal por teléfono, fax, en línea o por correo. Las corporaciones que presenten su solicitud por teléfono o en línea recibirán un número de identificación fiscal federal para uso comercial inmediato. Las corporaciones que soliciten un número de identificación fiscal federal enviando por fax el formulario SS-4 recibirán un número de identificación fiscal federal en 4 días hábiles. El envío del Formulario SS-4 por correo puede hacer que una corporación espere hasta 4 semanas para recibir un Número de Identificación de Empleador (EIN).
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Regístrese para los impuestos comerciales en el estado donde opera la corporación. En la mayoría de los casos, el departamento de ingresos del estado maneja el registro de impuestos para nuevas corporaciones. Las corporaciones con empleados deben obtener un número de identificación fiscal estatal. Proporcione al departamento de ingresos del estado los documentos de incorporación y un número de identificación fiscal federal para obtener un número de identificación fiscal estatal. Además, las corporaciones con empleados deberán registrarse para los impuestos del seguro de desempleo, así como para el seguro de compensación para trabajadores. Es posible que se requiera que las corporaciones que venden bienes obtengan un permiso de impuestos sobre las ventas y el uso, así como un permiso de vendedor. Las corporaciones pueden registrar el negocio en el sitio web del Departamento de Ingresos del Estado o en persona.
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Obtenga las licencias y permisos necesarios para operar legalmente la corporación. La mayoría de los estados requieren que las corporaciones obtengan una licencia comercial general para operar en el estado. Los permisos y licencias requeridos para operar la corporación dependerán de la naturaleza del negocio. Por ejemplo, las corporaciones con una ubicación minorista pueden necesitar adquirir un permiso de zonificación, dependiendo de la ubicación del negocio. Las corporaciones que brindan servicios profesionales, como quiroprácticos y contadores, deben obtener la licencia ocupacional estatal correspondiente.