Una reunión de negocios es una reunión de mentes para lograr los objetivos de una empresa. Como propietario de un negocio que emplea personas o se reúne con varios contactos comerciales de forma regular, deberá aprender a llevar a cabo una reunión de negocios de manera profesional y eficiente. Una vez que aprendas a supervisar tus primeras reuniones, el proceso se vuelve más sencillo de manejar.
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Distribuya su agenda escrita al comienzo de la reunión. La agenda debe contener una lista detallada de cada punto que planea abordar en la reunión, así como una hora clara de inicio y finalización. Asegúrese de enumerar el tiempo asignado a cada punto de la agenda.
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Inicie la reunión con una introducción rápida en la que agradezca a todos por asistir, establezca las reglas básicas para la reunión (por ejemplo, no interrumpa a los oradores y siga el cronograma de cerca) y resuma sus objetivos. Presente las "incógnitas" en la reunión antes de continuar para que todos se familiaricen con los demás asistentes.
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Designe a un parlamentario para ayudar a mantener la agenda en marcha si es necesario. Esta persona evitará que otros asistentes se desvíen por la tangente, hablen durante demasiado tiempo, hagan discusiones improductivas o vayan y vengan de forma circular.
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Vigile el reloj como facilitador de la reunión para asegurarse de cumplir con el programa. La agenda debe tener una lista de la cantidad de minutos que planea dedicar a cada punto para ayudar a que la reunión avance. Asegúrese de que sea una estimación realista según la gravedad del problema que planea discutir.
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Continúe con la agenda de su reunión. Ceda la palabra a cada persona responsable de cada punto de la lista de temas a debatir. Cuando esa persona haya terminado, permítale responder cualquier pregunta rápida, agradézcale y luego continúe con el siguiente elemento de la agenda y presentador.
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Termine la reunión a tiempo. Permitir que sus reuniones se prolonguen repetidamente durante la hora de finalización es contraproducente y muestra una falta de respeto por los horarios de sus asistentes. Si aún tiene asuntos pendientes que cubrir, llévelos a su próxima reunión programada o envíe un correo electrónico al grupo.