La Organización Internacional de Estándares publica pautas de aseguramiento de la calidad que incluyen procedimientos para el control obligatorio de documentos. Controlar los documentos según ISO significa hacer un seguimiento de los documentos para garantizar que los empleados que los consultan siempre tengan el documento correcto disponible. Los procedimientos de control de documentos ISO especifican las medidas que puede utilizar para controlar los documentos de garantía de calidad y satisfacer el requisito de retirar los documentos emitidos cuando están obsoletos y reemplazarlos a medida que se aprueban las revisiones.
Revisión
Debe incluir una forma de identificar los documentos revisados si los empleados necesitan saber cuál es el más actualizado. Las medidas de control de documentos típicas usan una tabla de revisión en cada documento para ingresar una nota breve sobre lo que se cambió y un número de revisión con una fecha. Si no necesita registrar los cambios, puede utilizar una secuencia numérica continua al final del número de documento para identificar el número de revisión o ingresar la fecha de la revisión más reciente en un lugar destacado. La clave es que los empleados que tienen dos versiones de un documento deben saber cuál es la más reciente.
Aprobación
Antes de que se emita un documento o una revisión, debe aprobarse. Por lo general, la aprobación implica una firma o iniciales cerca del número de identificación del documento. La persona que elaboró el documento o llevó a cabo la revisión puede firmar la aprobación si realiza la aprobación como una tarea independiente del trabajo de preparación del documento. De lo contrario, un supervisor o gerente generalmente aprueba y firma el documento o la revisión.
Distribución
La función clave en el control de documentos ISO es realizar un seguimiento de los documentos emitidos. Puede emitir documentos a empleados o departamentos o ponerlos a disposición en ubicaciones específicas. En cada caso, debe mantener un registro de dónde fue el documento y la revisión que emitió. Este registro te permite asegurarte de que, cuando haya una nueva revisión disponible, puedas emitirla a todos los lugares que tengan la versión anterior. Este proceso garantiza que siempre se envíe la última revisión para reemplazar cada copia de la versión anterior.
Documentos obsoletos
El control de documentos ISO debe incluir un procedimiento para tratar las copias obsoletas de documentos. Un empleado que recibe una nueva revisión debe seguir el procedimiento para asegurarse de que solo la nueva revisión esté disponible para los empleados que necesiten consultar el documento. Un procedimiento típico solicita al destinatario del documento revisado que destruya o devuelva la versión obsoleta. Alternativamente, si el empleado desea conservar el documento obsoleto para sus registros, el empleado puede sellar el documento obsoleto con un sello rojo que coloca un texto rojo que dice "obsoleto" en la cara del documento.