Si ofrece a sus empleados vacaciones y licencia por enfermedad, debe desarrollar una política de la empresa por escrito para asegurarse de que el tiempo se utilice según lo previsto. Las pautas deben incluir cómo se acumulan las vacaciones y el tiempo por enfermedad, las tasas de acumulación y los requisitos de elegibilidad. También necesita un sistema de seguimiento que le permita a usted oa sus gerentes programar adecuadamente el tiempo libre de los empleados.
Utilice su hoja de cálculo
El uso de una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de las vacaciones y el tiempo de enfermedad es económico. Puede llevar mucho tiempo, ya que se basa en la entrada manual, pero si no tiene muchos empleados, esta alternativa debería funcionar bien. Para hacer una plantilla, cree líneas para las fechas de inicio y finalización del período de pago en la parte superior de la página. Luego, escriba los títulos de las columnas para "Saldo inicial", "Usado" y "Saldo final". Debajo de eso, cree un encabezado de columna para "Nombre del empleado". En esa misma fila, en Saldo inicial, Saldo usado y Saldo final, escriba subtítulos separados para "Vacaciones" y "Enfermo". Escriba los saldos iniciales de cada empleado en las columnas respectivas. En cada período de pago, ingrese el tiempo empleado en la columna correspondiente "Usado". Ingrese las fórmulas apropiadas para que la hoja de cálculo pueda rastrear los saldos cambiantes.
Sistema de nómina y recursos humanos
También puede controlar las vacaciones y el tiempo de enfermedad a través del software de nómina y recursos humanos. Este método es efectivo si procesa su nómina o administra sus funciones de recursos humanos internamente en lugar de subcontratar esas tareas. En este caso, necesita un software que habilite el tiempo y la asistencia, el procesamiento de nóminas y las funciones de recursos humanos. Después de procesar y cerrar la nómina para cada período de pago, el sistema actualiza los registros de vacaciones y enfermedad de los empleados. También puede generar e imprimir informes personalizados.
Software de seguimiento de tiempo libre
Si no necesita comprar software de nómina o de recursos humanos, podría considerar comprar un programa de seguimiento de tiempo libre. Este es un sistema independiente que le permite monitorear las vacaciones y el tiempo de enfermedad y generar e imprimir informes personalizados. Algunos sistemas de tiempo libre tienen un portal de autoservicio, donde los empleados pueden enviar rápidamente solicitudes de vacaciones y licencias por enfermedad a sus gerentes para su aprobación. Las características adicionales pueden incluir un directorio de la empresa para que los empleados puedan encontrarse entre sí y una aplicación que permite a los gerentes ver las solicitudes de licencia pendientes y aprobadas.
Seguimiento para salvar dolores de cabeza
Un seguimiento inadecuado puede hacer que los empleados incurran en saldos negativos y que se les pague por un tiempo libre que no tienen. También puede hacer que los gerentes programen el tiempo libre de manera incorrecta, lo que puede interrumpir el flujo operativo de su departamento. Dependiendo de la ley estatal o la política de la empresa, es posible que deba pagar el tiempo de vacaciones no utilizado cuando un empleado deja de trabajar. Para garantizar un pago correcto, necesita un sistema de seguimiento confiable.