La numeración eficiente es la base de un sistema de inventario bien diseñado. Numerar cada elemento permite a sus empleados encontrar lo que necesitan de manera rápida y eficiente. Un sistema de numeración bien pensado reduce el tiempo que lleva hacer un recuento de inventario. También le permite realizar un seguimiento de su inventario desde que llega por primera vez al almacén hasta que llega al piso de ventas. Es posible que le tome un tiempo configurar su sistema e ingresar cada artículo en su programa de contabilidad de inventario. Si usa un sistema de contabilidad computarizado, su inventario se actualiza cada vez que ingresa un número de artículo en el sistema.
Lista de inventario
Empiece por hacer una lista de su inventario antes de crear su sistema de numeración. Ponga los artículos de inventario similares juntos en el mismo grupo. Puede agrupar elementos similares según su función, como tornillos y pernos, o por tipo de elemento, como camisas y pantalones. Subdividir el inventario en cada grupo según el tamaño o el color del artículo. Por ejemplo, puede subdividir los tornillos según el tamaño y la ropa por el tamaño y el color.
Descripciones de inventario
Escribe una descripción para cada artículo del inventario. Utilice el nombre del subgrupo como primera palabra en la descripción en lugar de un adjetivo. Por ejemplo, si su tienda vende vajillas y está haciendo un inventario de los tazones, comience su descripción con la palabra tazón. Agregue el tipo de tazón a la descripción, como tazón, ensalada. Agregue el tamaño del tazón a la descripción, como tazón, ensalada, mediano. Ahora agregue el color del tazón a la descripción, como tazón, ensalada, mediano, blanco. Siga este método de descripción para los artículos restantes de su inventario.
Plantilla de número de inventario
Decide cuántos caracteres quieres usar para tu número de inventario. La mayoría de los números de inventario son una combinación de letras y números y tienen entre cuatro y ocho caracteres. Evite usar las letras I y O, ya que son fáciles de confundir con los números uno y cero. Use letras al comienzo de su número para ayudar a identificar la parte del inventario. Por ejemplo, use BOW para tazón, PLA para plato y SAU para platillo. Evite el uso de símbolos que puedan resultar confusos para su programa de software, como comas, comillas, el ampersand y los símbolos mayor que y menor que.
Numeración de inventario
Crea tus números de inventario usando tu plantilla. Comience con un grupo y asigne un número a cada artículo del inventario. Por ejemplo, puede crear el número BOW101W para identificar ensaladeras blancas pequeñas, BOW101R para identificar ensaladeras rojas pequeñas y BOW101Y para identificar ensaladeras amarillas pequeñas. Si un grupo tiene más de 50 artículos de inventario, considere dividir el grupo en varios subgrupos. Deje espacio en su sistema de numeración para que pueda agregar nuevos artículos a un grupo de inventario. Si ya no tiene un artículo de inventario, retire el número en lugar de asignarlo a un nuevo artículo de inventario para evitar confusiones.