Las actas de las reuniones son un registro oficial de lo que se logró en una reunión en particular. A diferencia de una grabación, que refleja lo que se dijo en una reunión, las actas están destinadas a registrar solo las cosas que se hicieron en una reunión. Si dirige una corporación S, la ley no le exige que mantenga las actas de las reuniones. Sin embargo, pueden ser una buena forma de registrar el progreso de su empresa hacia el cumplimiento de los objetivos corporativos. Las actas también pueden ser útiles como registro legal de las actividades corporativas en caso de una demanda o auditoría fiscal.
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Obtenga una copia de la agenda de la reunión con anticipación. Tener la agenda con anticipación le permite comprender el flujo y la estructura de la reunión y lo coloca en una mejor posición para tomar notas precisas.
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Anote los hechos administrativos de la reunión. Como introducción al acta real de la reunión, el procedimiento parlamentario estándar requiere la anotación de ciertos hechos sobre la reunión. Incluya el nombre de la organización, la hora y el lugar de la reunión y si la reunión fue regular o especial. El acta también debe incluir los nombres de los presentes, en particular el presidente y el encargado del acta. Para una corporación S, es posible que el presidente y el encargado de las actas sean uno y el mismo, ya que las corporaciones S generalmente no son muy grandes.
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Cree un esquema para sus actas basado en la agenda de la reunión. Las actas que guarde para su corporación S deben seguir la agenda de la reunión, así que haga un punto para cada punto de la agenda y luego deje un espacio en blanco donde pueda escribir las actas reales.
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Registre las acciones tomadas en el acta de la reunión anterior. Uno de los primeros cursos de negocios en una reunión ordinaria es la aprobación o modificación del acta de la reunión anterior.
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Registre cada movimiento y cualquier acción tomada. Se debe registrar el nombre de cualquier persona que presente una moción en la reunión, junto con el resultado de la moción, como aprobación o rechazo. Si hay una votación, también se debe incluir el recuento de los votos.
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Enumere las notificaciones dadas en la reunión.
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Registre cuestiones de orden y apelaciones. Una cuestión de orden es una pausa en el orden del día de una reunión provocada por una posible ruptura de las reglas del procedimiento parlamentario. Por lo general, se llama al presidente de la reunión para resolver cualquier cuestión de orden o apelación. Si el presidente de la reunión explica las razones de alguna decisión, se debe informar.
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Adjunte a las actas los informes que se den durante la reunión. Tome nota en el acta si se adjunta algún informe.
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Tenga en cuenta la hora de clausura de la reunión.
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Envíe las actas para su aprobación oficial. Normalmente, las actas se aprueban en la siguiente reunión ordinaria.
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Coloque una copia de las actas aprobadas oficialmente en el archivo corporativo.