Como propietario de un negocio, sabe la importancia de tener reuniones con compañeros de trabajo, clientes y empleados. Las reuniones le permiten realizar una venta o mantener a los trabajadores actualizados sobre las políticas de la empresa. Microsoft Outlook tiene una función de solicitudes de reunión que le permite configurar reuniones, enviar invitaciones y administrar su lista de asistentes. Cuando usa Outlook para programar reuniones, puede mostrar cortesía a los asistentes manteniéndolos actualizados sobre cambios, cancelaciones y otros detalles.
1
Acepte o rechace todas las solicitudes de reunión de Outlook de manera oportuna. Esta cortesía ayuda al organizador de la reunión a crear una lista de asistentes precisa. Acepte o rechace reuniones desde su bandeja de entrada, no desde su calendario.
2
Desactive la aceptación automática de solicitudes de reunión para evitar problemas de flujo de trabajo. Para hacer esto, haga clic en "Herramientas", "Opciones" y "Opciones de calendario". Haga clic en "Programación de recursos" y luego anule la selección de "Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y procesar cancelaciones".
3
Revise los nombres de los invitados antes de enviar una convocatoria de reunión a todos en una lista de distribución (DL). Elimine los nombres de las personas que desea excluir de la reunión. Si no lo hace, todas las personas de la lista recibirán una solicitud de reunión.
4
Mantenga actualizado el organizador de la reunión con los cambios, como asistentes adicionales a los que desea invitar después de que el organizador haya programado la reunión.
5
Actualice a los asistentes con información importante si es el organizador de la reunión. Por ejemplo, si cambia la hora de la reunión, ingrese la nueva hora en el cuerpo de la convocatoria de reunión y haga clic en "Enviar actualización".
6
Avise a los asistentes si desea cancelar una reunión. Para cancelar una reunión, elimínela de su calendario y seleccione "Enviar cancelación y eliminar reunión".
7
Mantenga las solicitudes de reuniones y otra correspondencia lo más profesional posible. No envíe mensajes escritos en fuentes difíciles de leer o en mayúsculas, y no use el sarcasmo. Los destinatarios de comentarios sarcásticos pueden no encontrarlos divertidos.