Uno de los beneficios de recopilar sus datos comerciales con formularios PDF es la seguridad; a diferencia de los formularios Excel o HTML, por ejemplo, los formularios PDF son más difíciles de modificar, ya que necesita un programa especial con capacidades de edición de PDF. Sin embargo, el beneficio tiene un costo: Access no puede importar datos de formularios PDF directamente, como puede hacerlo desde Excel y otras fuentes. Utilice Adobe Reader y Excel como solución a este problema. La capacidad de Reader para exportar texto y la capacidad de Excel para convertir texto en datos de tabla le permiten convertir formularios PDF en un libro de Excel que Access puede importar.
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Abra un formulario completo en Adobe Reader. Este formulario PDF debe tener etiquetas de campo a la izquierda y campos llenos a la derecha. Haga clic en el elemento "Guardar como otro" del menú "Archivo". Haga clic en el elemento "Texto" y luego ingrese un nombre de archivo en el cuadro de diálogo que aparece. Haga clic en "Guardar" para guardar el formulario como texto.
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Abra el archivo de texto exportado en Excel. Excel muestra el cuadro de diálogo Asistente para importación de texto.
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Haga clic en la opción "Delimitado" y luego haga clic en el botón "Siguiente". Marque sólo la casilla de verificación "Otro", dejando las casillas restantes sin marcar. Escriba un carácter ")" en el control del cuadro de texto Otro. Adobe Reader agrega este carácter a las etiquetas de campo, lo que facilita la distinción de las etiquetas de los datos del formulario.
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Haga clic en el botón "Finalizar" para importar las etiquetas y los datos del formulario PDF a un nuevo libro de trabajo. Aunque las etiquetas de campo están separadas de los datos del formulario, están a la izquierda de esos datos. Deben estar encima de los datos antes de que Access pueda importar el formulario.
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Seleccione los datos y las etiquetas de campo importados, y luego presione "Ctrl-C" para copiar la selección al portapapeles. Cree un nuevo libro de trabajo y luego haga clic en el comando "Pegado especial" de la pestaña Inicio.
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Haga clic en la casilla de verificación "Transponer" del cuadro de diálogo Pegado especial. La transposición convierte los encabezados de fila, como los del formulario importado, en encabezados de columna. Haga clic en "Aceptar" para realizar la transposición. Este paso de transposición es la razón para importar su formulario a Excel primero, en lugar de importarlo directamente a Access.
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Guarde el libro de trabajo y luego abra Access. Haga clic en el botón "Excel" de la pestaña Datos externos para mostrar un cuadro de diálogo para importar datos. Haga clic en el botón "Examinar" y luego seleccione el libro de Excel. Haga clic en "Aceptar" en las pantallas actual y siguiente.
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Marque la casilla de verificación "La primera fila contiene títulos" y luego haga clic en "Finalizar" para completar la importación de los datos del formulario PDF.