La nómina juega un papel protagónico en tu negocio cuando tienes empleados a los que tienes que pagar. Si está entregando las riendas de la nómina a un empleado o contratando a alguien para que se haga cargo de las responsabilidades de la nómina, escribir los procedimientos de nómina puede acortar la curva de aprendizaje. La redacción de procedimientos de nómina también garantiza el mismo resultado cada vez que se procesa la nómina: cheques de pago de los empleados precisos y oportunos.
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Describe cómo los empleados documentan y envían el tiempo. Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., Un empleador puede usar cualquier sistema de cronometraje que desee, ya sea una hoja de tiempo, un sistema de seguimiento del tiempo por computadora o cualquier otra cosa. Escriba cómo los empleados envían el tiempo trabajado para el período de nómina y con qué frecuencia se recortan los cheques de nómina. Por ejemplo, si se envían hojas de horas impresas al gerente de recursos humanos, indíquelo en el procedimiento para que la persona que procesa la nómina sepa que es allí donde deben recoger las hojas de horas.
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Repase las acciones mientras escribe. La mejor manera de asegurarse de incluir todos los pasos necesarios para procesar la nómina es escribir los pasos a medida que avanza en las acciones de hacer la nómina.
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Escriba cómo calcular los salarios de los empleados. Por ejemplo, si su empresa utiliza un programa informático para la nómina, escriba los pasos que debe seguir el empleado para ingresar la información de la nómina en el sistema para cada empleado.
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Analice cómo realizar ajustes de pago. Describa los procedimientos que debe seguir el empleado para realizar ajustes en los salarios pagados a los empleados. Por ejemplo, si un empleado toma un día de vacaciones sin pagar, describa cómo se realiza el ajuste de nómina para deducir el salario del día laboral del cheque del empleado.
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Enumere el calendario de pagos. Incluya una descripción de la frecuencia con la que se cortan los cheques de nómina (semanal, quincenal o mensual).
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Describa cómo imprimir cheques o enviar información de nómina al administrador de nómina. Después de que el empleado ingrese la información de nómina en el software de computadora o en el sistema de seguimiento del tiempo, describa cómo imprimir los cheques de nómina o enviar los registros de nómina al servicio de nómina que imprime los cheques de la empresa.
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Mantenga los registros. El Servicio de Impuestos Internos sugiere mantener registros de pago de los empleados, como formularios W-2, tarjetas de tiempo, declaraciones de impuestos y otros registros de nómina durante al menos tres años. Describa dónde se almacenan estos registros y cómo debe manejar el empleado el archivo o el almacenamiento de estos registros (electrónicamente y / o en forma impresa).
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Pídale a un empleado que pruebe las instrucciones preliminares. Una vez escrito el primer borrador de los pasos, pídale a un empleado que siga las instrucciones para ver si procesa la nómina correctamente. Permita que el empleado proporcione comentarios sobre áreas de las instrucciones que no tenían sentido o que tenían problemas para hacerlo.
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Escribe los pasos finales. Utilizando los comentarios del empleado, perfeccione y ajuste los procedimientos de nómina a un formato final.