Un manual de operaciones para empleados es especialmente útil cuando se capacita a nuevos empleados, se revisan los procesos de mejora, se revisan las descripciones de puestos o se reemplazan a los empleados debido a una enfermedad o rotación. Para muchas organizaciones, la redacción de un manual de operaciones para empleados tomaría varios días, si no semanas, en completarse debido a la cantidad de personas involucradas en el proceso y la cantidad de operaciones a incluir en el manual. Un manual de operaciones difiere de un manual para empleados. Un manual para empleados se enfoca en las políticas y pautas del lugar de trabajo, mientras que el enfoque de un manual de operaciones para empleados son los procesos de trabajo para grupos de trabajo o departamentos.
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Determine el propósito del manual de operaciones para empleados de su empresa. Algunas empresas preparan un manual para toda la organización, mientras que otras elaboran un manual de operaciones para empleados para cada departamento. Si su empresa tiene varios departamentos y una gran base de empleados, un manual específico del departamento es una mejor opción. Por otro lado, si tiene una empresa pequeña donde los empleados a menudo trabajan de manera transversal asumiendo las funciones de los empleados en diversas áreas de la empresa, probablemente sea más útil un manual de operaciones para toda la empresa.
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Obtenga una lista de cargos y puestos de trabajo. Identifique a los empleados de cada puesto que puedan aportar su opinión durante la etapa de redacción. Reúna las descripciones de puestos para cada puesto y clasifíquelas según la función del puesto y luego por departamento. Por ejemplo, clasifique todas las descripciones de puestos de apoyo administrativo y luego ordénelas por departamento, como asistentes administrativos para los departamentos de ventas, compras y ejecutivos.
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Revise la descripción de cada puesto, seleccionando las funciones esenciales del puesto. Resalte las tareas principales y describa los procesos utilizados para realizar cada tarea, incluidos todos los recursos necesarios para cada tarea. Un ejemplo de un proceso de asistente administrativo para el departamento ejecutivo incluiría los puestos que apoya el titular, como el director ejecutivo, el director de operaciones y el director financiero. Los recursos necesarios incluyen acceso a materiales de archivo confidenciales, datos financieros y materiales de relaciones con inversionistas. Es posible que los detalles de los procesos de nivel ejecutivo solo deban incluirse en copias de los manuales para los empleados de ese departamento debido a la naturaleza confidencial de las operaciones de nivel ejecutivo.
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Programe reuniones individuales con un empleado en cada puesto para el que está redactando una página del manual de operaciones. Evite simplemente reiterar la lista de tareas contenidas en las descripciones de trabajo de los empleados y concéntrese en su lugar en cómo realizar las tareas del trabajo. Por ejemplo, si está escribiendo un manual de operaciones para empleados para el departamento de recursos humanos, obtenga información de los empleados que realizan tareas relacionadas con el reclutamiento y la selección, las relaciones con los empleados y la compensación y los beneficios. Detallar cómo procesar a los nuevos empleados, qué empleados están involucrados en el procesamiento de nuevos empleados y los materiales y documentación necesarios para los nuevos empleados, como formularios de investigación de antecedentes, información de pruebas de drogas, uniformes, tarjetas de identificación, claves e información de inicio de sesión para equipos informáticos.
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Dedique una sección del manual de operaciones del empleado a las funciones del departamento y los diferentes tipos de funciones interdepartamentales. Explique los procesos departamentales, como recursos humanos, ventas, envíos, contabilidad y otras secciones de la empresa, así como las funciones interdepartamentales, como el proceso de despido de un empleado. El gerente de contratación de ese departamento debe comunicarse con recursos humanos para asegurarse de que el archivo de personal del empleado esté disponible para su revisión. El gerente de contratación y un miembro del personal de recursos humanos deben discutir el motivo de la suspensión o terminación y programar una reunión de terminación con el empleado al tomar la determinación final de suspender o terminar.
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Utilice su criterio y criterio independiente al redactar y distribuir un manual de operaciones para empleados. Si bien los gerentes y supervisores generalmente deben conocer los procesos de sus departamentos asignados, es posible que desee producir otra versión del manual de operaciones para los empleados de primera línea cuyas funciones laborales no requieren que tengan el mismo tipo de información disponible para los supervisores y gerentes. .