Un proyecto empresarial exitoso comienza con una declaración de estatutos bien pensada. Este documento define y autoriza el proyecto, delineando sus objetivos y alcance. Un proyecto sin estatuto, o con uno mal concebido, probablemente fracasará debido a prioridades en conflicto y roles mal definidos. Una buena carta marca la pauta de un proyecto en el que los objetivos y los medios para alcanzarlos son claros.
Propuesta de valor
La carta comienza identificando las razones del proyecto. Por lo general, el proyecto estará destinado a resolver un problema, como lograr que la empresa cumpla con las regulaciones o aumentar los ingresos. Este componente se denomina declaración de problema / oportunidad. La carta proporciona a la alta dirección suficiente información para decidir si continuar con el proyecto o eliminarlo. Sin una declaración sólida de problema / oportunidad, es probable que el esfuerzo esté condenado al fracaso, ya que tiene poco valor para la organización.
Pasos iniciales
Identificar a las partes interesadas principales y cómo contribuirán es clave para una declaración de estatutos exitosa. Entre los primeros pasos está nombrar a una directora de proyecto y describir sus responsabilidades. Enumere a otras personas con el poder de influir en el proyecto, luego delinee sus roles para evitar confusiones y resentimientos. Enumere las metas por las que trabajarán, que deben ser las mismas que se establecieron en la propuesta del proyecto. Los objetivos deben ser específicos, medibles y alcanzables. La carta debe dejar en claro las prioridades del proyecto, que pueden incluir factores como el marco de tiempo y el costo.
Alcance
Un proyecto puede crecer más allá de su propósito original y volverse inmanejable si los planificadores no trazan límites desde el principio. Una definición de alcance explica las actividades específicas del proyecto. Si las partes interesadas desean agregar deberes al proyecto más adelante, sabrán que es necesaria una renegociación del alcance. La declaración debe dejar en claro cómo puedo hacer tales cambios y quién tiene la autoridad para aprobarlos.
Riesgos
Al comenzar un proyecto, puede hacer suposiciones sobre la financiación, el personal y otros recursos que estarán disponibles. La declaración del estatuto debe explicar lo que sucederá si las suposiciones resultan incorrectas o si surgen problemas imprevistos. Cuantifique, analice y priorice los riesgos en función de la información disponible. Detallar cómo el equipo del proyecto evitará, mitigará o compartirá los riesgos.
Detalles específicos
Lo que los gerentes, clientes y otras partes interesadas realmente quieren saber es cómo se realizará el proyecto. Explique qué productos entregará el equipo a un gerente o cliente y cuáles serán los estándares de calidad. Proporcione estimaciones de costos y cronograma. Definir los criterios de éxito del proyecto.