El fraude de inventario implica el robo de artículos de inventario físico y la incorrección de los registros de inventario en los estados financieros de una empresa. El inventario consta de materias primas, productos terminados y sin terminar que generalmente se almacenan en almacenes. Una pequeña empresa puede ser víctima de un fraude perpetrado por uno de sus empleados, o la propia empresa puede participar en actividades fraudulentas para engañar a los accionistas y las agencias tributarias. La detección y prevención oportuna del fraude puede ahorrarle tiempo y dinero a su pequeña empresa.
1
Detecte el robo de inventario, que es la eliminación de inventario del almacenamiento para su reventa o uso personal. Las señales de advertencia incluyen notas de empaque y recibos de ventas faltantes, empleados que viven por encima de sus posibilidades, quejas de los clientes sobre bienes perdidos, picos en el número de bienes dañados y fuertes caídas en las ventas, incluso durante períodos normalmente ocupados. Para evitar robos, cierre con llave sus áreas de almacenamiento, instale sistemas de alarma y monitoreo de video en su almacén, verifique los antecedentes de sus empleados y realice auditorías físicas aleatorias de su inventario.
2
Busque factores de riesgo de fraude de inventario. En un artículo del "Journal of Accountancy" de junio de 2001, Joseph T. Wells, fundador y presidente de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, escribió que estos factores de riesgo incluyen intentos de obtener financiamiento respaldado por inventarios y saldos de inventario inusualmente altos. Una empresa que utiliza inventario para obtener financiamiento puede verse tentada a inflar el saldo de inventario.
3
Encuentre errores o incorrecciones en los saldos de inventario informados. Sobrevalorar y subestimar los saldos finales de inventario puede inflar y reducir las ganancias, respectivamente. Las ganancias exageradas hacen que la administración se vea bien, mientras que las ganancias subestimadas reducen la renta imponible. Los signos de un posible fraude en los estados financieros incluyen saldos de inventario estancados durante varios períodos contables consecutivos y saldos de inventario que aumentan más rápido que las ventas. Puede prevenir algunos de estos intentos de fraude realizando auditorías sorpresa y separando las responsabilidades de facturación y envío.
4
Detecte tendencias inusuales en ciertos índices financieros relacionados con el inventario. Los posibles signos de fraude incluyen que los saldos de inventario aumentan más rápido que las ventas y los costos de envío disminuyen como porcentaje del inventario. Determine si la rotación del inventario, que es la relación entre el costo de los bienes vendidos y el inventario, muestra cambios repentinos o si es significativamente diferente de las tendencias de la industria. Verifique si el costo de los bienes vendidos en los libros de la empresa es diferente al de las declaraciones de impuestos. Para un pequeño minorista, el costo de los bienes vendidos es igual a la diferencia entre los saldos de inventario inicial y final de un período contable más las compras de inventario durante el período.
5
Esté atento a los intentos de crear un inventario fantasma. Wells escribió que los intentos de engañar a los auditores pueden incluir órdenes de compra falsificadas, informes de envío y recepción falsos, conteos de inventario inflados e incluso apilar cajas de embalaje vacías para crear la apariencia de un almacén lleno de inventario.