Los dueños de negocios trasladan sus negocios por diferentes razones, que van desde más tráfico de clientes y mejores oportunidades de crecimiento hasta la simple necesidad de más espacio. Sin embargo, la reubicación de una empresa también puede llevar mucho tiempo y resultar disruptiva, con riesgos para las relaciones con los empleados y los clientes. Un plan de reubicación debe incluir mecanismos para evaluar los riesgos y beneficios de la mudanza, así como una lista de verificación detallada de las tareas de reubicación.
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Establezca las razones para considerar la reubicación en su plan. Es posible que su empresa tenga que mudarse porque el contrato de arrendamiento se ha agotado o porque ha superado su ubicación actual. Sea claro sobre las razones positivas para la reubicación. Es posible que desee ubicar su empresa en un área más cercana a clientes o socios comerciales importantes. Si planea expandirse, buscará más espacio. O quizás no pueda contratar trabajadores calificados o especializados en su ubicación actual. Al aclarar sus razones para la reubicación, puede enfocar su plan en las soluciones adecuadas.
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Evalúe y compare los riesgos y beneficios potenciales de la reubicación. Muestre cómo maximizará los beneficios, como un entorno de trabajo mejorado, un mejor acceso a proveedores o mano de obra calificada y espacio para la expansión. Documente los riesgos potenciales, como la interrupción de la producción que provoque problemas de entrega, la pérdida de empleados clave que no desean reubicarse y los costos de reubicación crecientes o imprevistos. Incorporar planes de acción para minimizar el riesgo en el plan general de reubicación.
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Incluya los gastos detallados en el plan. Calcule todos los costos directos e indirectos de la reubicación para establecer un presupuesto para la mudanza. Incluya los costos estimados de alquilar o comprar propiedades adecuadas en su ubicación objetivo. Obtenga estimaciones para el transporte de muebles y equipos a la nueva ubicación. Haga provisiones en su presupuesto para reparaciones, remodelaciones o redecoraciones de las nuevas instalaciones. Incluya los honorarios de asesores profesionales como abogados y agentes inmobiliarios.
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Enumere las áreas que ha identificado como adecuadas para reubicar su negocio. Compare las instalaciones, los costos y los beneficios de la ubicación con los criterios establecidos en sus motivos para mudarse. Prepare una lista breve de propiedades en la región buscando en las bases de datos de propiedades en Internet o solicitando a un agente inmobiliario que le proporcione detalles. Si se está mudando a una región que está tratando de atraer inversiones a través de una asociación público-privada, comuníquese con cualquier agencia gubernamental de la región para obtener ayuda para encontrar propiedades adecuadas.
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Asignar la responsabilidad de gestionar la reubicación. Seleccione un líder para que asuma la responsabilidad general de la gestión del proyecto y designe representantes en cada departamento para que actúen como enlace con el líder. Prepare listas de verificación de responsabilidades para cada departamento para que todos estén al tanto de las fechas y tareas clave. Desarrolle un plan de proyecto para mantener la producción y entrega esenciales durante la reubicación. De esta manera, puede continuar brindando a los clientes el nivel adecuado de servicio con una interrupción mínima.
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Incorporar un plan de comunicaciones internas y externas para que empleados, clientes y proveedores sean conscientes de las implicaciones de la mudanza. Explique las razones y los beneficios potenciales de la mudanza a todos los empleados, animándolos a cooperar para garantizar una transición sin problemas. Establezca una política de empleados para la reubicación. Proporcione detalles de los gastos de reubicación disponibles para los empleados. Explique los arreglos alternativos para los empleados que no desean reubicarse. Proporcione a los empleados fuentes de información sobre la ubicación esencial, como precios de la vivienda, escuelas y universidades, instalaciones médicas, tiendas locales e instalaciones de ocio. Informe a los clientes sobre las fechas de reubicación y los arreglos para la entrega durante el período de transición. Establezca los beneficios potenciales de la mudanza en términos de un mejor servicio al cliente. Proporcionar a los clientes y proveedores información esencial sobre la ubicación, incluida la dirección, el teléfono y otros datos de contacto.
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Prepare una lista de verificación completa de las actividades esenciales para la reubicación. Incluya los arreglos de transporte de muebles y equipo. Póngase en contacto con las empresas de servicios públicos para organizar la desconexión y la instalación de los servicios en las instalaciones nuevas y existentes. Prepare un cronograma para la reubicación con fechas clave y responsabilidades. Incluya una lista de contactos importantes para el período de reubicación. Prepare un plan de contingencia para cualquier aspecto de la mudanza que pueda afectar a los clientes.