Cuando utiliza el software de contabilidad QuickBooks, puede configurar una lista de cuentas en diferentes categorías, como pasivos, activos, gastos e ingresos. Cuando desee revisar información sobre un artículo de línea en este programa, debe configurar una cuenta individual para ese artículo de línea. Lo mismo ocurre si desea reportar información financiera en una declaración de impuestos; debe crear una cuenta específica para reportar y recopilar los datos.
Crear una cuenta nueva
Para asignar una cuenta de gastos a una línea de impuestos en QuickBooks, deberá crear una nueva cuenta. Abra el menú "Plan de cuentas" y haga clic en el botón "Cuenta". Luego, seleccione "Nuevo". Aparecerá un nuevo menú con una lista de tipos de cuentas para elegir. Seleccione "Gastos" y haga clic en el botón "Continuar". La siguiente pantalla le da la opción de crear un nombre para la nueva cuenta. Después de crear un nombre, informe al programa QuickBooks si esta nueva cuenta es una subcuenta. Por ejemplo, puede tener una cuenta de gastos generales con subcategorías para los gastos relacionados con los costos de construcción, el inventario o los salarios de los empleados. Para indicar que la nueva cuenta es una subcuenta, marque la casilla correspondiente en la pantalla y haga clic en la cuenta de la patente.
Agregar información adicional
Después de crear una nueva cuenta de gastos, puede registrar información relacionada con la cuenta. Por ejemplo, si los gastos se relacionan con una póliza de seguro, puede ingresar el nombre de la compañía de seguros, el número de la póliza, el nombre de su agente de seguros y las fechas de vigencia de la póliza. Use los diferentes menús desplegables para ayudarlo a ingresar la información apropiada para la nueva cuenta de gastos.
Agregar la cuenta de gastos a una línea de impuestos
Vaya a la pantalla o el menú "Mapeo de línea de impuestos" en QuickBooks y seleccione el formulario de impuestos que desea utilizar. Encontrará un menú desplegable donde puede seleccionar la línea de impuestos que corresponda con los datos de la cuenta de gastos. Después de seleccionar la línea de impuestos, use el menú desplegable para asignar la nueva cuenta de gastos que creó o una que estableció previamente.
Cuentas existentes
Para asignar una cuenta de gastos existente a una línea de impuestos en QuickBooks, abra el menú "Plan de cuentas" y resalte la cuenta de gastos correspondiente. Haga clic derecho sobre el nombre de la cuenta con el mouse y seleccione "Editar cuenta". Luego, elija la opción para ajustar la información de "Mapeo de línea de impuestos" en el menú que aparece. Utilice los siguientes menús desplegables para elegir el formulario de impuestos y la línea de impuestos correspondientes.
Su contable
Si su contador tiene acceso a los datos que registra en QuickBooks, puede ser mejor que esta persona asigne las cuentas de gastos a las líneas de impuestos. Algunos contadores prefieren realizar esta tarea por sí mismos porque ayuda a garantizar la precisión y coherencia de la contabilidad. Para evitar la necesidad de retroceder a través de datos potencialmente incorrectos en el futuro, consulte con su contador antes de ajustar sus cuentas de gastos y sus líneas de impuestos.