Desde un incendio iniciado por un cigarrillo arrojado descuidadamente hasta un edificio demolido por un huracán, el daño físico podría significar el fin de su negocio o ser un obstáculo temporal en el camino, dependiendo de su planificación para desastres. La creación de procedimientos para minimizar los efectos y recuperarse de un evento natural o provocado por el hombre gira en torno a la preparación, la comunicación y la documentación.
Lista de escenarios
El primer paso para crear un plan de recuperación ante desastres es enumerar los posibles desastres que podrían dañar gravemente su negocio. Esto puede incluir un incendio, un huracán, una inundación, un tornado, un terremoto, un tiroteo, un robo, una piratería informática o un tirador. Prepare medidas de seguridad para ayudar a monitorear posibles desastres climáticos y para prevenir eventos como robo, piratería o un tirador.
Documentación de activos
Una vez que haya revisado los desastres potenciales, enumere los activos que tendrá dificultades para reemplazar, como datos informáticos, documentos en papel como contratos firmados, máquinas clave e inventario y proveedores necesarios para atender a los clientes para mantenerlos como clientes. Trabaje con su proveedor de seguros para comprar toda la cobertura necesaria y siga sus pautas de protección de activos para asegurarse de que pueda reemplazar rápidamente artículos como equipos y suministros de oficina, computadoras, espacio de oficina, edificios, maquinaria y vehículos. Pregúntele a su proveedor acerca de los programas gubernamentales de asistencia en casos de desastre que conozca. La Asociación de Pequeñas Empresas de EE. UU. Recomienda dividir sus activos en las siguientes áreas: capital humano, infraestructura, información, asociaciones públicas / privadas y comunicaciones.
Plan previo al evento
Discuta qué pasos tomará durante desastres previsibles, como un incidente relacionado con el clima, o los que destruyen datos o dañan a las personas, pero no cierran su lugar de trabajo. Tenga métodos para llamar a la policía, evacuar empleados y salvaguardar activos importantes. Desarrolle una forma de comunicarse con los empleados y los clientes durante y después de un incidente y una evacuación. Cree un plan de respaldo de datos que respalde sus computadoras fuera del sitio cada noche y haga copias de los documentos en papel para almacenarlos fuera del sitio. Examine su situación de flujo de efectivo en diferentes épocas del año y calcule cuánto tiempo puede sobrevivir si sus puertas están cerradas sin tener que cerrarlas permanentemente. Por ejemplo, si los desastres climáticos ocurren con mayor frecuencia durante la primavera en su área, determine cuánto tiempo podría sobrevivir sin pagar a los empleados, sin cumplir con los pedidos de los clientes y generando ingresos en caso de que su edificio se derribara.
Respuesta posterior al evento
Cree los pasos para reiniciar su negocio inmediatamente después de un desastre. Asignar tareas específicas a individuos o grupos. Las tareas pueden incluir ponerse en contacto con su proveedor de seguros; reunirse con el propietario o arrendador de un edificio; contactar proveedores, vendedores, clientes, empleados y medios de comunicación; comprar, arrendar o alquilar activos dañados; ayudar a los empleados con problemas personales y reemplazar a aquellos que no pueden regresar. Póngase en contacto con los clientes y los medios de comunicación para informarles el estado de su reinicio. En algunos casos, es posible que no pueda recuperarse de un desastre, especialmente si pierde empleados, clientes y ventas de forma permanente. Tenga una estrategia de salida para minimizar sus pérdidas si necesita cerrar su negocio de forma permanente.