Un comité es un grupo de personas que asumen la responsabilidad de gestionar un tema específico para una organización que es demasiado complicado para ser manejado por el grupo más grande al que pertenecen. Algunos comités se forman para resolver problemas o cuestiones a corto plazo, mientras que los comités permanentes se reúnen de forma continua para gestionar un problema recurrente o regular. Cuando los comités son eficientes, logran consensos y resuelven problemas de manera efectiva. Cuando son ineficientes, pierden tiempo y energía y no alcanzan sus objetivos.
Tipos de comités
Los comités a corto plazo, o ad hoc, se crean para tratar un tema específico y se disuelven una vez finalizada la tarea. Los temas pueden incluir elecciones, programas y eventos, nominaciones o recaudación de fondos. Los comités permanentes discuten temas como finanzas, personal, relaciones públicas o evaluación de programas. Los comités asesores son comités permanentes formados para proporcionar dirección en un área específica. Para temas complejos, el comité puede formar grupos más pequeños, llamados subcomités, grupos de trabajo o grupos de trabajo, para concentrarse en un área e informar al comité ejecutivo o la junta.
Liderazgo
Los comités tienen un líder o presidente designado que administra las reuniones y sigue el protocolo establecido para asegurarse de que se cumplan los objetivos. El presidente también representa al comité e informa los resultados a la junta o a las personas ante quienes son responsables. Los comités permanentes a menudo nombran a un copresidente para que intervenga cuando el presidente no está disponible, un secretario para manejar las tareas administrativas como agendas, minutas y logística y, a veces, un tesorero para administrar las finanzas. Debido a la naturaleza de corto plazo de los comités ad hoc, no pueden asignar otras funciones además del presidente.
Reuniones
Los comités se reúnen con regularidad, la frecuencia depende de la urgencia del tema. Un comité ad hoc podría reunirse semanalmente o quincenalmente para cumplir con una fecha límite. Los comités permanentes suelen reunirse cada uno, dos o tres meses. Algunos comités pueden disolverse durante las vacaciones de verano o durante las vacaciones o hasta que surja otro problema que requiera la acción del comité. Los comités eficaces incluyen miembros que se adhieren a un protocolo establecido, lo que incluye llegar a tiempo, no celebrar debates paralelos, permanecer en la agenda y participar en los debates.
Procedimientos
Los comités efectivos emiten una agenda para cada reunión. La agenda debe incluir la logística de la reunión, asuntos pendientes de la reunión anterior y nuevos temas de discusión. Toma nota del tiempo asignado para cada tema, los oradores y los materiales o información necesarios para llevar a la reunión. El secretario o la persona que toma notas registra las minutas y las comparte con el comité después de la reunión. Los comités formales pueden requerir una votación sobre temas para el registro permanente, como se define en el estatuto del comité creado cuando se formó el grupo.
Una reunión típica
Los comités efectivos distribuyen una agenda varias semanas antes de la reunión. La silla llega temprano para configurar la sala y el equipo y luego conecta a cualquiera que se una por teléfono o en una conferencia web. El presidente da inicio a la reunión, revisa la agenda y recuerda a los miembros el protocolo establecido. La reunión continúa con presentaciones y discusión. Al final de la reunión, el presidente revisa las decisiones tomadas, los puntos de acción, incluidos los plazos y los responsables, así como la logística y la agenda de la próxima reunión.