El fácil acceso a la información y las formas rápidas de distribuir información que ofrece Internet y otras tecnologías comerciales requieren que usted regule el uso de la tecnología en su empresa. La tecnología puede atascar a sus empleados con el uso personal, evitando que sean productivos. El mal uso de su tecnología puede dañar la reputación de su empresa y generar malas relaciones con los clientes, así que implemente planes para controlar el uso de la tecnología en el trabajo.
Consecuencias
Al redactar sus políticas de tecnología, incluya las posibles consecuencias si no se siguen las políticas. En el caso de delitos graves, puede optar por despedir a alguien. Para delitos menores, puede decidir multarlos o eliminar beneficios, como una semana de vacaciones. Pero asegúrese de que cada sección especifique claramente las consecuencias y quién determina si las políticas se han violado. Explique un proceso de apelación si tiene uno.
Correo electrónico
El correo electrónico es una de las principales formas en que las personas se comunican en un entorno laboral. Incluso las personas que se sientan en cubículos adyacentes a menudo se envían correos electrónicos entre sí. Es una forma de realizar un seguimiento de la comunicación, invitar a personas a reuniones, agregar tareas a sus listas y enviar una nota rápida sin detener su trabajo para conversar. Sin embargo, también es una manera fácil de poner en problemas a su empresa. Implemente políticas de correo electrónico que restrinjan el uso del correo electrónico de la empresa para uso personal en cualquier momento. Si un empleado envía accidentalmente un correo electrónico privado destinado a su esposa a su cliente mejor pagado, su cliente ofendido podría decidir llevar su negocio a otra parte. La política debe establecer que las blasfemias están prohibidas, al igual que las referencias sexuales. Indique claramente el decoro que espera en los correos electrónicos de su empresa; algunas empresas incluso explican exactamente qué pueden contener las firmas de correo electrónico y qué colores se pueden utilizar para el tipo en los correos electrónicos.
uso aceptable
Una política de uso aceptable explica cómo se puede utilizar Internet en el trabajo. Incluso si un empleado está de descanso, todavía no puede ver imágenes inapropiadas en su computadora. Cualquier actividad que pueda considerarse ilegal, como los juegos de azar en línea, debe prohibirse como parte de sus políticas de tecnología. Además, informe a los empleados para mantener sus contraseñas en secreto y con qué frecuencia deben cambiarse las contraseñas. Esto ayuda a evitar que los piratas informáticos u otros usuarios no autorizados obtengan acceso a sus servidores.
Equipo de trabajo
Muchas empresas permiten que los empleados se lleven a casa computadoras portátiles o teléfonos celulares del trabajo; algunos trabajan desde casa la mayor parte del tiempo o viajan con frecuencia. Aunque es aceptable que los empleados utilicen el equipo para uso personal en estas circunstancias, establezca pautas claras para ellos. Por ejemplo, los empleados pueden usar la computadora portátil del trabajo para acceder a sus cuentas de correo electrónico personales, pero aún así no deben enviar correos electrónicos personales desde sus cuentas de trabajo, ni deben realizar ninguna actividad ilegal en el equipo de trabajo. Además, su política de equipo de trabajo no debe permitir que los empleados ganen dinero con su equipo si no está relacionado con su negocio; si tienen un negocio secundario que atiende bodas, deben usar sus propios teléfonos celulares y computadoras portátiles para ese negocio.
Política de Seguridad
Con la fuerte amenaza de los ataques de virus, explique a los empleados cuándo es apropiado abrir archivos adjuntos en las computadoras del trabajo, incluso archivos adjuntos que se encuentran en correos electrónicos personales y en teléfonos inteligentes. Estos pueden infectar no solo la computadora del empleado, sino todas las computadoras o equipos conectados al servidor cuando el virus infecta el servidor. Esto puede reducir la productividad y costar miles de dólares en reparaciones y pérdida de ingresos. La política también debe incluir el procedimiento correcto para iniciar sesión en el servidor de forma remota; el uso de una red inalámbrica no segura no es aceptable, por ejemplo.