Una de las funciones comerciales más básicas es administrar el dinero que ingresa a la empresa como resultado de la actividad de ventas. La empresa debe crear cuentas para que los clientes estructuran los pagos y abordar la cuestión de si emitir crédito y a quién. Tiene que cobrar el dinero de los clientes que han realizado compras y debe conciliar la facturación y los fondos recibidos. Todas estas actividades requieren políticas que les den dirección y procedimientos para especificar cómo las llevan a cabo los empleados.
Antecedentes
Las empresas deben equilibrar la agilización del cobro de cuentas por cobrar con la posibilidad de ganar clientes mediante la emisión de crédito y la implementación de condiciones de pago fáciles. Las pequeñas empresas a menudo tienen acceso restringido al crédito y pueden tener que depender del pago rápido de los montos pendientes. Las políticas de la empresa definen las metas y el marco de las funciones de cuentas por cobrar desde el punto de vista de dichas limitaciones. Los problemas de calidad a menudo conducen a retrasos en los pagos, y la empresa debe considerar la satisfacción del cliente en los procedimientos de cobranza.
Gestión de facturación
El primer paso para implementar un sistema de cuentas por cobrar es desarrollar políticas y procedimientos para la facturación. Una empresa puede acelerar el cobro emitiendo facturas tan pronto como se complete la venta. Las políticas internas deben detallar cuándo el departamento de ventas debe informar las ventas y cuándo el departamento de contabilidad debe emitir la factura. Los procedimientos detallan qué debe incluir el informe de ventas, cómo prepararlo y dónde enviarlo. Los procedimientos de contabilidad brindan los detalles de la preparación de facturas, verificación, ingreso de datos en el software de contabilidad y envío de facturas.
Gestionando credito
A menos que los clientes siempre paguen por adelantado, generalmente reciben crédito, al menos hasta que paguen sus facturas. Los clientes que reciben crédito deben tener cuentas para las que la empresa ha realizado una verificación de crédito y que supervisa para el pago puntual. Las políticas de la empresa especifican qué clientes pueden abrir cuentas, qué tipo de proceso de aprobación de crédito aplicar y los estándares crediticios requeridos. Los procedimientos detallan la información de cuenta requerida de los clientes, quién realiza la verificación de crédito y cómo. Los procedimientos de mantenimiento de la cuenta brindan detalles sobre el seguimiento del desempeño de los pagos y cómo suspender el crédito cuando sea necesario.
Cobrar cuentas por cobrar
El último paso en la operación de un sistema de cuentas por cobrar es cobrar los montos adeudados lo más rápido posible. Si una empresa opera en una industria donde el pago en 30 días es el estándar, puede ofrecer descuentos o incentivos por pago anticipado. Los recordatorios regulares a los clientes con cuentas vencidas son una herramienta eficaz. Las políticas especifican las condiciones de pago estándar, los descuentos y un calendario para recordatorios, así como las consecuencias de los pagos atrasados. Los procedimientos de cobranza detallan el seguimiento de los pagos, ingresan los recibos en el sistema de contabilidad, envían recordatorios de pagos atrasados e inician acciones de cobranza adicionales.