Especialmente en los niveles de rendimiento que pueden proporcionar al personal completo de su empresa servicios de impresión en red, el hardware de salida actual a menudo incluye discos duros integrados que complementan la computadora en miniatura integrada en el corazón de las capacidades de estos dispositivos. Estas características suelen aparecer en impresoras láser y en dispositivos multifunción, que pueden ser láser o de inyección de tinta. Si su impresora de oficina incluye estas capacidades, puede beneficiarse de las ventajas de rendimiento, a expensas de mayores preocupaciones de seguridad.
Dispositivos de clase empresarial o de grupo de trabajo
Muchas impresoras diseñadas para entornos multiusuario incorporan discos duros (unidades tradicionales basadas en discos o almacenamiento en memoria flash) diseñados para acelerar la salida de muchos documentos impresos al mismo tiempo o casi al mismo tiempo. Al aliviar la necesidad de retención de documentos en cola en las computadoras de los usuarios individuales, estas unidades proporcionan un medio rápido para hacer que los datos de salida estén disponibles para el hardware de impresión. A menos que imprima una página de configuración, verifique las opciones instaladas enumeradas en su contrato de arrendamiento o compra, o examine el panel posterior del dispositivo en busca de señales de una unidad, es posible que no pueda distinguir entre los dispositivos con almacenamiento integrado y los dispositivos que carecen de él.
Impresoras Multifuncionales
Los discos duros internos forman una característica común en los dispositivos que imprimen, escanean, envían fax y correo electrónico (impresoras multifunción o MFP) para permitirles coordinar el desempeño simultáneo de sus muchas funciones. Debido a las estrechas similitudes de uso y configuración entre estos dispositivos y sus hermanos copiadoras un poco más grandes, las MFP se enfocan en muchas de las mismas necesidades para oficinas con menos usuarios y menos tráfico de documentos que aquellas que usan fotocopiadoras en red. Según el nivel de rendimiento, el precio y el tamaño del grupo de trabajo previsto, un MFP puede incluir un disco duro como característica estándar u opcional.
Sostener y retroceder
La inclusión de un disco duro interno permite que los dispositivos de salida ofrezcan a los grupos de trabajo la capacidad de enviar un documento a la impresora, retenerlo para una salida posterior y realizar varias copias en diferentes momentos de un conjunto de datos guardado. Las configuraciones de hardware que incluyen ID de usuario individuales hacen posible que esta función proporcione seguridad en el acceso a los documentos. En las impresoras multifunción, los discos duros internos también admiten la retención de material enviado por fax en caso de falta de suministros de impresión.
Consideraciones de Seguridad
Cuando su empresa da de baja un dispositivo de salida alquilado o comprado, su disco duro puede representar un riesgo de seguridad debido a la posibilidad de que queden datos confidenciales en el disco. Junto con las disposiciones de seguridad para proteger estos dispositivos mientras están en servicio, incluida la protección con contraseña del acceso basado en la web a su hardware de salida, necesita una política de seguridad para abordar la destrucción de datos cuando retire su equipo. Las impresoras alquiladas deben devolverse en buen estado, lo que significa que no puede simplemente destruir sus unidades. Algunos fabricantes de impresoras ofrecen un producto de software de borrado de datos estándar u opcional que puede utilizar para borrar o sobrescribir las unidades en sus dispositivos que las incluyen.